一、什么是档案数字化管理。

  档案数字化管理是通过压缩、扫描、转换等方式将传统的原始档案材料转化为图片文件、声音文件和视频文件，然后通过存储管理技术将图片和索引字段存储在存储管理技术将图片和索引字段存储在光盘库、磁带库等各种大容量存储介质中，发布到广域网、局域网、国际互联网、机关、企事业单位内部网，方便用户利用各种方便的查询手段快速检索所需的档案，实现数字化档案管理的新兴管理技术。随着现代互联网技术的发展，档案数字化管理已成为一种管理趋势，但同时也需要认识到档案数字化管理的优缺点，充分利用其优点，不断改进其不足，更好地服务于现代社会的发展。

  二、档案数字化管理优势。

  (1)可以提高立卷制度的执行力。1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案IT条例》规定：机关工作中形成的保存价值文件材料由文件部门或业务部门备案，并定期向档案部门备案。从上述规定可以看出，文件处理部门整理(备案)是我国的基本制度。在传统的档案管理中，档案备案是档案管理的重要一步，现代档案管理也要求所有档案都要备案。但到目前为止，在档案管理工作中，部门档案的实施程度一直需要考虑，许多单位档案室尚未建立健全的部门档案制度，或制度是徒劳的，没有很好的实施，个别部门每年只向档案室相应负责人发送几次分散的信息，但档案管理人员的知识结构和业务领域有限，同时每天有大量的工作要完成，每个部门的工作内容可能不彻底理解，不可避免地不能保证提交材料的完整性和完整性。但档案数字化后，结合网络管理，档案员将各部门输入计算机的文件数据统一编写，提高档案归档质量。

  (2)它可以缩短文件整理的时间。传统的档案管理工作大多是在固定的时间、固定的人员和固定的地点进行的。档案的识别、整理、归档等过程需要花费大量的时间，贿赂时会事半功倍。档案数字化管理突破了原有办公管理的局限性。计算机已成为现代办公的主要途径。管理者可以通过编码和解码来存储电子档案，并可以使用不同的载体来复制和存储档案。相关部门]只能将需要归档的数据输入计算机终端，并通过后台传输到档案管理终端，管理者可以利用计算机内设置的管理系统完成数据归档，缩短了工作时间，操作简单，提高了工作质量。

  (3)提高了查询效率。在当前社会经济快速发展的背景下，产生了大量的档案资源，如果依靠人工完成档案资源查询费时、繁琐。数字档案管理实现后，查询者只能在指定页面上搜索关键词，提高查询效率。员工还将有大量的时间从事档案资源的整理、分类等基础工作。

  (4)加强对纸质档案原件的保护。纸质档案数字化后，原件可妥善保存，工作中档案的使用可以用数字副本代替原件，避免或减少对原件的损坏，有效延长原件的保存时间;特别是那些历史悠久的珍贵档案材料，数字处理无疑会更好地保存。