干部人事档案是反映干部成长历程的重要资料，也是全面考察了解干部的重要依据，近年来，随着《干部人事档案工作条例》的出台以及全国、自治区干部人事档案工作会议的召开，为新时期如何进一步管好档案、用好档案提出了要求，指明了方向。

  今天就干部人事档案数字化加工应该需要注意的问题向大家释疑。

  1

  Q：干部档案材料编码原则是什么?

  A：干部人事档案材料编码，包括顺序号、页码。顺序号包括材料的类号和份号。类号是指对干部人事档案材料所划分的十个大类号;份号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号用铅笔，标在每份材料一面的右上角。具体来说，一类、第二类、第三类、第五类、第六类、第七类、第八类、第十类材料顺序号的编写如下：

  1-1、1-2……

  2-1、2-2……

  3-1、3-2……

  5-1、5-2……

  6-1、6-2……

  7-1、7-2……

  8-1、8-2……

  10-1、10-2……

  备注：前面的数字代表材料所归属的类别，后面的数字代表材料在每类中的排序号。如“1-1”表示一类中的一份材料，依次类推。

  第四类材料顺序号的编写如下：

  4-1-1、4-1-2……

  4-2-1、4-2-2……

  4-3-1、4-3-2……

  4-4-1、4-4-2……

  第九类材料顺序号的编写如下：

  9-1-1、9-1-2……

  9-2-1、9-2-2……

  9-3-1、9-3-2……

  9-4-1、9-4-2……

  注：一个数字代表材料所属的主要类别，中间的数字代表材料所属的次要类别，后一个数字代表材料在每个次要类别中的分类编号。比如“9-1-1”表示第九类、一子类的一份工资材料，以此类推。

  在对每种材料右上角的序号进行编号时，用铅笔对材料每一侧右下角的页码进行编号(正面右下角，反面左下角)。

  有封面的材料要从封面开始写(比如干部简历封面要分页);每一个有图文的页面都要视为一页(比如入党申请书中的描述页、宣誓页都要分页);安装用的白纸和底纸不算页数;复印件和原件视为一份材料，页数统一书写;注：所有打印编码的材料，如干部简历等，也要手工分页，分页方式按上述四点执行。2

  问：如何把握干部档案目录中的“材料形成时间”?

  答：“材料形成时间”是材料存放的时间，以文件处理正式生效的时间为准。时间要填的尽量详细，尽量规范。如果有具体的日期、月份、日期，必须填写完整。如果日期、月份、日期没有单独的资料，就不用填了。档案材料的复制，使用原材料形成的时间。三

  问：干部档案目录中的“备注”应该如何填写?

  答：“备注”是指需要说明的信息。如果因为相关内容将归档材料合并成一份材料，应在备注栏中简要说明。比如《干部任免审批表》有调查材料，备注中要注明“包括调查材料”;副本等。也应该指出。四

  问：整理干部档案的原则是什么?

  答：整理是指按照形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系对每一类材料进行整理，通过编制“序号和页码”来固定材料。

  有两种排序方法：一种是按照材料形成的时间排序;第二，根据材料的内容和材料之间的内在关系。

  本办法适用于一、二、三、四、七、九、十类干部档案材料。

  注：在对第四类和第九类材料进行排序时，采用二级分类后，子类别按时间顺序排序。同期《干部任免审批表》和调查(评估)材料合并为一个材料，排序为《干部任免审批表》之前和调查(评估)材料之后，不按时间排序。

  根据材料的内容和它们之间的内在联系，这种方法适用于第五、第六和第八种材料。第五类和第八类材料的排列顺序一般如下：上级批复、结论或处罚决定、本人对结论或处罚决定的意见、调查报告、证明材料、本人的审查或说明材料等。第六类材料整理：志愿者书要排在其他材料之前，用于入团;入党申请书应置于其他入党材料之前;党员登记表可以按时间排序。五

  问：处理档案需要注意哪些问题?

  答：如果纸张破损、格式不规范或手写材料不符合归档要求，应通过复印、扫描、拍摄等方式进行复印。复制要保持素材的原貌，不能随意扩大或缩小，不能修改原有内容。复制的材料应清晰，使用的材料应符合文件保护的要求。副本应附在原件上，并与原件为一件。

  1.水平材料应垂直放置，并保持在同一方向。

  2.格式过大的档案应折叠或剪切。折叠后的档案材料应保持平整，文字和照片不得损坏，便于阅读。切割不得损坏档案材料上的文字、印章图形等内容。应注意不要为了保护原作外观而过度删减档案材料

  5.归档材料应相互独立，严禁多种材料以缝合或粘贴的形式粘在一起。左边页边距不够的话，装订边要加框，不要压字。对于个别不规则材质，折叠。

  6.对于装订的文件，文件目录应放在卷的开头，卷内材料的顺序应与目录一致。档案材料应左右对齐，左右打孔装订，做到牢固、整洁、美观，不得留页、翻页、压字和损坏文件。六

  问：收到零散资料后，要多久才能纳入我的档案?

  答：按照《干部人事档案材料收集归档规定》的规定，符合归档要求的材料必须在收到之日起一个月内归入本人档案，一年内整理归档。