我们所说的档案数字化，就是用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化处理，使之成为数字载体，如磁盘、磁带、光碟等，并可通过计算机处理。以实现档案信息资源的共享、准确、方便、快捷的利用为基本原则。

  (1)提高效率，减少使用费用。

  数字档案馆建设完成后，公众可以通过网络查询档案电子文档数据信息，避免了传统档案利用方式对档案资料实体的多次调用，浪费大量时间和重复劳动的现象，从而提高工作效率，降低利用档案信息的成本。

  (2)尽可能确保档案资料的安全。

  以往档案保存方法一直采用纸质存档和目录管理，既占用大量的存档空间，又需要在使用过程中直接调用原始档案，管理费用高，容易损坏档案。实施档案数字化管理，可直接通过权限控制在线查询打印，减少库存档案原件调阅次数，降低库存档案老化速度，克服了档案重复利用与档案保管的矛盾，使其能大限度地保存和保护库存档案，保障档案实体的安全。

  (3)符合档案事业发展的总体要求。

  它不仅是各级档案管理部门贯彻科学发展观，落实国家档案事业“十一五”规划中的重要一项重要工作，对推动档案管理信息化、现代化建设，既是实际工作的需要，也是利国利民的一件大事。数字工程完成后，既能使档案管理和利用手段现代化，又能有效地提高档案利用率和作用，又能使单位形象有明显提升，符合科学、规范、网络、信息化的总体发展要求。