档案数字化加工基本工作流程档案数字化方案。

  一、术语及定义。

  1.数字化

  模拟信号通过计算机技术转换为数字信号的处理过程。

  2.纸质档案数字化。

  使用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质文件进行数字处理，并将其转换为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

  3.数字图像。

  整数阵列表示实物图像。采样和量化的二维或更高维函数由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样-连续函数，并在采样点上小化值的阵列。

  4.黑白二值图像。

  只有黑白两级灰度的数字图像。对应黑白两种状态的文字稿、线条图等。

  5.连续色调静态图像。

  静态数字图像由不同的层次或不同的颜色通道组成，具有超过两级灰度。在纸质文件的数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描。

  6.分辨率

  图像在单位长度中包含的点数或像素数一般用每英时点数(dpi)表示。

  7.失真度

  数字化转换档案后，数字图像与原始档案在颜色、几何等方面的偏差程度。

  8.可懂度

  向人或机器提供数字图像信息的能力。

  9.图像压缩。

  任何清除图像冗余或图像近似的过程的目的都是以更紧凑的形式表示图像。

  二、纸质档案数字化的基本要求。

  1.基本原则。

  纸质档案数字化的基本原则是准确、方便、快捷地提供和利用档案信息资源，共享公共档案信息资源，满足社会对档案利用的需求。

  2.确定数字对像的原则。

  按照一定的原则和方法确认要数字化的对象，只有符合一定要求的纸质文件才能数字化。

  符合国家法律法规的原则。

  纸质档案的数字化必须符合国家档案开放和有关规定。

  2)价值原则。

  属于归档范围，应永久或长期保存的。社会利用价值高的档案可以纳入数字加工范围。

  3.基本环节。

  纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质量检验、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

  4.过程管理。

  1)加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保原始档案和数字档案信息的安全。

  2)纸质档案数字化的每一个环节都要详细登记，及时整理、汇总、装订成册，在完成数字化工作的同时建立完整、规范的记录。

  三、档案整理。

  扫描前，根据档案管理情况，按照以下步骤对档案进行适当整理，并根据需要进行标识，确保档案数字化质量。

  1.准备目录数据。

  2.拆除装订。

  3.区分扫描件和非扫描件。

  4.页面修整。

  5.档案整理登记。

  6.装订

  四、档案扫描。

  1.扫描方式。

  1)根据档案幅面大小(A4.A3.A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面文件可以通过大幅面数字平台扫描，也可以通过缩微拍摄后的胶片数字转换设备扫描，也可以通过小幅面扫描后的图像拼接处理。

  2)纸张条件差、太薄、太软或太厚的文件应采用平板扫描;纸张条件好的文件可以高速扫描，以提高工作效率。

  2.扫描颜色模式。

  1)扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、色彩等。通常使用黑白二值。

  2)页面为黑白，字迹清晰。没有插图的文件可以通过黑白二值模式扫描。

  3)页面为黑白，但字迹清晰度差或带插图的文件，页面为多色文字的文件可以通过灰度模式扫描。

  4)页面上有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插图文件，可视需采用彩色模式扫描。

  3.扫描分辨率。

  1)扫描分辨率参数大小的选择原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像利用效果为准。

  2)扫描文件采用黑白二值、灰度、彩色模式时，一般建议分辨率≥100dpi。特殊情况下，如文字小、密集、清晰度差，可适当提高分辨率。

  3)需要OCR汉字识别的文件，建议扫描分辨率≥200dpi.

  4.扫描登记。

  认真填写纸质文件数字化转换过程交接登记表，登记扫描页数，检查每份文件的实际扫描页数是否与文件整理数量填写的文件页数一致并注明具体原因和处理方法。

  五、图像处理。

  1.图像数据质量检查。

  1)检查图像偏斜度、清晰度和失真度。发现不符合图像质量要求时，应重新处理图像。

  2)由于操作不当，扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

  3)发现文件漏扫时，应及时清理并正确插入图像。

  4)扫描图像的排列顺序与原始文件不一致时，应及时调整。

  5)认真填写相关表格，记录质检结果和处理意见。

  2.纠偏

  偏差图像应进行纠偏处理，以实现基本的视觉偏差。旋转还原方向不正确的图像，符合阅读习惯。

  3.去污

  影响图像页面图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等行去污。在处理过程中，应遵循在不影响可理解度的情况下显示档案原貌的原则。

  4.图像拼接。

  对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并成完整的图像，以保证档案数字图像的完整性。

  5.切边处理。

  采用彩色模式扫描的图像应进行切边处理，去除多余的白边，有效降低图像文件的容量，节省存储空间。

  六、图像存储。

  1.存储格式。

  图像文件采用黑白二值模式扫描，一般采用TIFF(G4)格式存储。扫描灰度模式和彩色模式的文件通常以JPEG格式存储。在保证扫描图像清晰可读的前提下，应尽量减少存储容量。

  提供网络查询的扫描图像也可以存储在CEB.PDF或其他格式中。

  2.图像文件的命名。

  1)纸质档案目录数据库中的每个文件都有一个相应的档号，以扫描后的图像文件命名。

  2)多页文件可以使用该文件编号建立相应的文件夹，并根据页码顺序命名图像文件。

  七、目录建库。

  1.选择数据格式。

  目录建库应选择一般的数据格式。选定的数据格式应通过XML文档直接或间接交换。

  二、档案著录。

  按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求，建立档案目录数据库。

  3.目录数据质量检查。

  采用人工校对或软件自动校对的方式，检查目录数据库建库质量。检查记录项目是否完整。记录内容是否规范、准确，应修改或重录不合格数据。

  八、数据挂接

  1、汇总挂接

  档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

  2、数据关联

  以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

  3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

  九、数据验收

  1、数据抽检

  1)以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

  2)一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%.

  2、验收指标

  1)目录数据库与图像文件挂接错误码，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

  2)一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上(含95%)时，给予以验收“通过”。

  合格率：抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

  3、验收审核

  验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

  4、验收登记

  认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

  十、数据备份

  1、备份范围

  经验收合格的完整数据应及时进行备份。

  2、备份方式

  为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

  3、数据检验

  备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

  4、备份标签

  数据备份后应相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

  5、备份登记

  填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

  十一、数字化成果管理

  1、应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。