档案数字化是指通过计算机技术将模拟信号转换成数字信号的过程。纸质档案数字化是指利用扫描仪或数码相机等数字设备将纸质档案数字化，并将其转换成数字图像或数字文本，存储在磁带、磁盘、光盘和其他可被计算机识别的载体上的过程。纸质档案数字化的基本原则是准确、方便、快捷地获取档案信息资源，共享可公开的档案信息资源，以满足社会或行业对档案利用的需求。接下来，让我们了解档案数字化处理的重要性。

1.档案数字化标准不统一。档案信息化的过程是从传统的手工管理到计算机自动管理的过程。然而，档案的整理、分类和编目仍按纸质档案手工管理的原始思路进行。用这种思想来实现档案信息化是不一样的，会给档案的现代化管理，特别是档案数据库的建设带来混乱。有许多部门和单位都有自己的业务系统，并且有许多类别的档案，如供电、土地和民政等。档案整理和数据库建设都有各自的行业标准，这使得综合档案馆的档案管理系统很难很好地整合这些数据，或者对其进行修改和返工，造成人力和物力的极大浪费。

2.档案人员队伍亟待提高。这可以从两个方面来解释。首先，在从事档案数字化处理的企业中，档案数字化工作的实际技术含量不高，属于劳动密集型工作，但有些环节需要丰富的经验和较高的文化素养。目前，数字处理企业的做法是相似的，几乎都是派一个有经验的主管去招聘一些员工来实施档案的数字化工作，并且有一种在职学习的工作模式。此外，工作报酬不高，很容易离开公司。在某些环节中，由于文化和职业问题，甚至可能出现错误，过去的可能被忽略。这将是对档案数字处理企业平衡利润和人员素质的一次考验。

3.它可以解决文件损坏和丢失的问题。传统方法依赖人工收集文件和借用物理文件，这将不可避免地导致许多重要文件的丢失和损坏。计算机管理可以避免在此过程中重要文件的损坏和丢失。

4.它有利于形成一个完整的档案信息网络。纸质实体不能形成信息网络，这给档案管理、统计和对外沟通造成了很大障碍，同时也大大降低了档案部门的工作效率。档案信息化的建立可以使档案单位形成一个完整的档案信息化网络，提高档案管理的便利性和档案单位的工作效率。

5.组建电子信息资源中心。电子档案管理系统的建设可以加快我们的整合步伐，形成本单位的电子信息资源中心。