所谓档案数字化(digitization)是指利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质文件数字化是指利用扫描仪或数字相机等数字设备对纸质文件进行数字化处理，并将其转换为数字图像或数字文本的处理过程，存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，可以通过计算机识别。纸质文件数字化的基本原则是准确、方便、快速地提供和利用文件信息资源，共享公共文件信息资源，满足社会或行业对文件利用的需求。

  文件数字化加工的基本原则一、

  (1)确定数字对象

  应按照一定的原则和方法确认要数字化的对象，只有符合一定要求的纸质档案才能进行数字化处理。

  符合国家法律法规的

  纸质文件数字化，必须符合国家文件开放规定或本行业有关规定。

  (3)价值原则

  档案属于档案范围，应长期或长期保存，社会利用价值高的档案可以纳入数字化加工范围。

  数字化加工工艺二

  纸质文件数字化加工的基本环节主要包括:文件整理、文件扫描、图像处理、图像存储、目录建设、数据挂接、数据验收、数据备份、结果管理等。

  第三，数字化建设的目标

  数字化建设的目标是通过数据接口与政务办公系统连接，实现档案馆(室)现有的所有档案和文件数据的数字化处理，建立和完善档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)。)，利用先进的数字档案管理系统提供安全高效的管理和利用，实现真正的资源共享。

  第四，数字化的意义

  提高工作效率，降低档案利用成本

  数字化加工项目完成后，公众(开放式档案)和单位各级领导、各部门或下属单位可以通过数字化档案管理系统即时查询使用所需的电子文档原始数据(文件)信息，避免了传统档案利用方法对档案实体造成的大量时间浪费和重复劳动，从而提高了工作效率，降低了档案信息利用成本。

  大限度地保存和保护库存档案实体安全。

  由于传统的文件保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，还需要使用到仓库，管理成本高，文件容易损坏，如纸张发黄、粘稠、脆弱等。因此，目录档案管理不能从根本上解决文件原件容易损坏的问题。通过权限控制，可以实现档案数字化管理，直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的查阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅和档案保管的矛盾，从而保证了档案的有效管理和保护。