一，概念

  档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、视听文件等传统媒体文件和归档保存的电子档案系统组织成有序结构的档案信息库。档案数字化管理是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中充分利用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和利用。

  二、功能。

  档案数字化可以节省档案存储空间，缓解仓库压力，减少频繁使用档案原件造成的磨损，妥善解决珍贵档案文献的使用问题，有利于保护档案原件，特别是珍贵档案的保存。它改变了档案管理模式，重点是档案实体的存储和利用，重点是档案信息的数字存储和工作进一步标准化、数字化、网络化和社会化。

  三、档案数字化管理的主要内容。

  总之，数字化管理的主要内容包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设。

  (1)标准化和规范化建设。制定标准、规范和指导电子文件的形成、归档和电子档案信息资源识别、描述、存储、查询、交换、在线传输和管理，相当于信息公路上的交通规则，对保证计算机管理档案信息和网络运行的安全、畅通具有重要意义。

  (2)基础设施建设。指档案信息网络系统和数字档案设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基本条件。只有建立先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

  (3)应用系统建设。主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等。它关系到档案信息化建设的速度和质量，体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。

  (4)档案信息资源建设。包括收集档案的数字化和电子文件的收集和接收。档案信息资源建设的主要形式包括收集档案目录中心的数据库建设、各种数字档案全文和特殊数据库建设。

  (5)人才建设。包括档案专业人员、计算机专业人员，特别是既了解档案业务又熟悉信息技术的复合型人才。

  四、档案数字化管理技术的发展趋势。

  结合先进技术，实现档案数字化管理的多元化、网络化、多媒体化、智能化、虚拟化。

  (1)物联网。在档案领域，物联网作为一种新技术，在档案领域应用于不同层次：

  1.互动档案馆。传统的档案馆展厅都是简单的展示模式，参观者只是被动地看展品和简要介绍。利用物联网技术，可以建立互动档案展厅，将传统档案变成互动档案。参观者可以用手势与实物档案互动，甚至让档案说话。2.烟雾报警系统。档案仓库安装烟雾报警系统，分布式物联网可以实现对建筑物不同区域气流和温度的全分散监控。3.档案仓库管理。在未来的档案仓库管理模式中，仓库中的每个实物档案都携带=RFID标签，存储实物档案的存储地点、来源、背景信息、内容总结等信息。通过物联网可以掌握每个项目的准确位置和每个类型项目的数量。4.3D虚拟现实。档案馆利用物联网技术提供全三维、逼真的数字档案场景。用户可以控制在场景中行走的路线，并与虚拟文件互动。5.移动办公室。GPRS/TD/WSN(无线传感器网络)适用于物联网应用，可随时随地使用移动终端上传查找文件信息。

  (2)云计算。网格技术长期以来一直受到档案界人士的关注。云计算是由网格技术发展而来的，这也是云计算受到档案界人士青睐的原因之一。另一个更重要的原因是云计算技术具有一些新的特点，其优点是：一是经济实惠。它可以降低用户计算机的成本和维护成本。第二，超级计算能力。云计算中的所有计算机都采用不同的方法搜索许多数据库，为用户提供尽可能完整的搜索结果。第三，数据安全性强。在云计算中，计算机的崩溃不会影响数据的存储，因为云会自动备份存储数据。第四，以服务为中心。云计算用户不需要携带文档，只需要一台计算机连接到网络即可获取相关信息和服务。

  (3)商业电子文件中心。商业电子文件中心是国外档案保管的一种模式，提供简单的文件管理服务、数字文件管理服务、数据保护和备份服务、文件信息销毁服务等五种服务：综合、广泛、精细、灵活、个性化、设施优良、技术先进、安全。虽然商业电子文件中心已发展成为国外相对成熟的文件管理机构，如ironmountain和recall是世界上大的商业文件中心。但在中国，尽管有这种商业文件中心，但绝大多数人对它的理解仍处于模糊阶段，对其管理、服务水平和安全持怀疑态度。因此，商业文件中心在建立之初，为了获得客户的信任，必须以服务为根本目的，建立客户认可、更系统、安全、可行的文件、档案管理服务体系，不断加强体系建设，研究新时期的法律法规支持体系，逐步形成我国商业电子文件中心管理体系。