信息数字化的保存和维护不容忽视，保证数字信息的可用性、可访问性和理解性是信息数字化建设的重要任务和目标。任何信息的保存和维护都是实际管理中的基本业务建设问题，数字信息需要更加注意其数据的保存和维护。因此，强调有效利用信息资源，确保数据信息的安全;强调信息数据的可访问性，确保数据信息格式的标准化和规范化;强调信息数据的可理解性，确保数据环境的完整性。

  数字化的意义:对库存档案的实体安全进行大限度的保管和保护。由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，还需要使用到仓库。管理成本高，档案容易损坏，如纸张发黄、粘稠、脆弱等。因此，目录档案管理并不能从根本上解决原始档案容易损坏的问题。实现档案数字化管理，可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对存储档案的查阅次数和复印次数，降低了存储档案的老化速度，解决了档案反复使用和档案保护的矛盾。

  文件数字化内容的科学定义。一方面，根据群众的需求，优先选择社会关注度高、使用频率高的文件进行数字化，以满足社会利用者对这些文件信息的需求，充分发挥文件的利用价值。另一方面，根据国土资源事业的长远发展需要，优先选择具有历史价值的珍贵文件和对长期工作具有指导意义的重要文件进行数字化，充分发挥文件的凭证价值。同时，要立足国土门的职能职责，优先选择本地区、本部门有特色的文件进行数字化，充分发挥文件的检查价值。