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建立房产档案数字化应注意的一些问题
来源:www.cqnuoxin.cn 发布时间:2021年10月28日
  房地产档案数字化是一项系统工程,必须通过提高认识、合理规划、创造条件,循序渐进地进行。笔者认为目前应注意以下几个方面:

  1、加强基础工作。

  档案数字化是一项庞大的系统工程。首先要对收集的情况进行摸底调查,对现有的房地产档案进行清理、检查和鉴定,确保房地产档案的真实性和完整性。其次,要保证档案内容的实质,通过对档案的鉴定来减轻档案的负担。三是要保证档案字迹清楚,按规定整理。数字化后,应检查数据质量和图像质量,以确保准确性。

  2.建立统一的标准。

  国家档案局制定了电子文件和档案标准,建立和制定统一的档案数字化标准非常重要。目前,它已经规范了我国电子文件的管理。房地产管理部门应根据行业特点,制定一套相关的行政法规,业务规范、技术标准和管理规则,形成包括管理、业务和技术在内的房地产数字化标准体系,使数字档案馆建设从一开始就走上法制化的轨道。

  3.保存两组文件。

  房地产档案数字化是档案工作的新内容,有许多难题需要逐步解决,如数字档案的信息压缩和存储技术问题、数字档案的凭证问题、数字档案信息的存取形式和安全控制、信息的长期存取、标准化、法律法规等。因此,长期以来,房地产档案的保存应采用双套制,即电子档案和相应的纸质档案同时保存,以保证档案信息内容的安全、完整、真实、可靠。

  4.培养人才。

  数字房产档案管理是一项跨学科、专业性和技术性的工作。从长远来看,只懂计算机技术和纸质档案管理知识的人是做不到这份工作的。因此,建设以管理型人才为基础、以复合型人才为重点的人才队伍,是建立档案数字化的关键,如档案收集、处理、数据库处理人才;信息技术和计算机系统与网络设计开发人才;信息分析、研究和咨询人才;运营的数字档案系统和管理人才的服务和房地产管理人才等。数字房产档案管理人才应具备全面的知识结构、敏锐的信息意识、良好的信息道德和较强的信息能力,以适应数字档案馆建设和正常运行的需要。

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