确定数字化档案的存储方式是数字化生产系统需要解决的另一个问题。这个问题还包括数字化后文件存储格式的选择、数字化后文件名的标准化以及文件存储逻辑结构的确定。同一文件数字化后可以转换成不同的格式。比如扫描一个文件后，可以以JPEG、BMP、TIF等图片格式保存。使用哪种存储格式主要由其通用性、质量、存储容量和特点决定。存储格式不佳不利于系统的移植，但在通用性和质量相同的格式中，我们一般根据格式的存储容量和特点来确定存储格式。例如，扫描同一个页面文件，并以上述三种格式以相同的质量保存后，TIF格式文件占用的存储容量较低，所以我们在扫描时一般选择TIF格式作为文件存储格式。这也是我们图书馆用来扫描一般纸质文件的格式。再比如，我们在保存视频文件的时候，一般都会采用流格式，因为它的特点决定了它更适合在线传输。当然，格式的选择没有标准，需要根据实际情况灵活选择。

  在确定文件存储格式后，我们还需要确定文件名和存储逻辑结构。好的名称规范和逻辑结构可以方便我们组织和引用文件。例如，我们可以为某一类型的文件创建一个目录，并在该目录中为该类型文件的子类创建子目录，从而形成多级目录结构。对于文件，我们可以使用类似“全宗号”的结构。-目录号。-案件号。文件号。-页码。”以标准化它们的名称，并将其保存在相应的目录中。这样，即使没有文件路径索引信息，我们也可以很容易地找到文件对应的电子文件，同时有利于文件路径索引信息库的建立。

  二是数字化利用体系。

  (a)数字利用系统的功能。

  数字化系统应该能够为用户提供快捷的服务，为工作人员提供便捷的管理。它包括以下功能：

  1、用户注册。

  该功能完成用户个人信息的登记，登记的信息可作为借出查询统计的原始数据。

  2.文件检索。

  该功能根据用户提供的检索条件给出所需文件的目录信息。档案检索的范围不仅包括我馆的档案，还包括通过档案专网和互联网检索其他档案的馆藏。此外，随着电子政务的普及，目前的文件可以在网上搜索。

  3.档案借阅管理。

  该功能完成用户借阅信息的登记，为用户提供所需文件，完成复制文件、收费使用等辅助管理。由于传统档案和数字档案将长期共存，档案借阅管理应包括传统档案借阅管理和数字档案借阅管理。两者的主要区别是：在借阅传统档案的管理中，纸质档案、照片等原始档案被借阅，借阅的档案保存在仓库中，一个档案只能一个用户同时使用，档案被复制提取;对于数字档案借阅的管理，借阅电子文档，文档存储在大容量内存中。一个档案可以同时被多个用户使用，档案通过打印和数字复制的方式进行复制。