在未来中国档案工作的发展中，档案信息化建设是一个非常重要的趋势。研究档案信息建设的一系列基本理论，对于指导我国档案信息化建设的具体过程具有重要意义。

　　一，档案信息建设的意义，

　　了解档案信息的含义，目前主要有以下代表性观点：文件信息化是计算机化的;档案信息化是网络;档案信息化是交往的现代化;档案信息化是计算机化+网络化+通信化的现代化。上述理解的纯粹技术观点是技术至上的典型。简而言之，档案信息化建设是指利用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况，新原则和新理论，建立档案管理的基本框架和基本方法。和网络环境中的存档服务。档案信息的社会化服务。

　　上述表达主要包括以下基本含义：## ;#首先，档案信息建设的基本驱动力是信息技术在文件管理中的广泛应用。随着信息技术水平的不断提高，档案信息化的目标也应该动态调整。其次，档案信息化建设的阶段性目标是提高档案工作的现代化水平，建立网络环境下档案管理和服务的基本框架。中国的一些学者将档案工作的现代化分为两个阶段，即计算机辅助文件管理阶段和电子文件工程阶段。这种理解基本上是可取的。 P126机器辅助文件管理阶段的计算是利用计算机模拟传统手工工作模式为存档的传统文件建立“计算机辅助文件管理系统”，以开发信息资源，保护原始文件。其特点是：模仿手工管理，纸质文件的数字转换，不会挑战传统的文件管理理论。电子档案工程阶段是指在新理论和新方法的指导下完成电子文档归档和电子档案管理。

　　其特点是：根据技术应用水平，电子档案项目分为电子档案管理，档案数字化，档案网站建设和数字档案建设等几个方面;电子文件和电子文件管理有新的工作程序和工作方法;网络化文件管理工作将带来理论上的新变化。由于档案工作的管理对象，管理原则，管理方法和服务形式在网络环境中不同于传统的档案工作，档案信息建设的阶段目标之一就是形成网络档案管理和服务的基础。帧。

　　第三，在档案信息建设过程中，要注意重新思考档案管理的原则，方法和方法。由于在文件管理中使用信息技术，新的文件管理问题，方法和原则正在出现。例如，档案部门的职能和档案工作系统的变化，档案事业的问题，电子文件管理系统的问题，电子文件的识别，电子文件的管理以及数字问题。档案。对于因使用技术建设档案信息而引起的这些理论问题，档案界必须做出理性和科学的答案。

　　第四，档案信息化建设的最终目标是实现令公众满意的档案信息社会化。信息化过程中人类进步的理想目标是在建立良好信息基础设施的前提下，实现信息披露(特别是政府信息披露)和信息利用的社会开放。对于档案信息的建设，这一目标也具有指导意义。

　　档案信息建设的内容相当丰富。研究和开发电子文档存档和电子文件管理的系统，标准和方法，将电子文档接收到图书馆，加快档案数字化，促进档案服务的数字化和网络化，都是档案信息化建设的重要内容。在上述内容中，档案信息的数字化，档案网站的建设和数字档案占据了突出的位置。

　　二，档案信息的数字化

　　(1)档案信息数字化的含义和原则

　　1。存档信息数字化的含义

　　档案信息数字化是指利用数据库技术，数据压缩技术，高速扫描技术等技术手段，将纸质文件，视听文件等传统媒体文件和存档电子文件系统地组织成一个存档数字化具有有序结构的信息库。

　　2。档案信息数字化原则

　　为了确保档案信息数字化的质量，档案信息的数字化必须遵循某些原则，这些原则体现在：

　　(1)规范性原则。所有文件信息必须按照规定的技术要求，文本格式和工作标准进行数字化，并尽可能采用通用标准。

　　(2)安全原则。在数字化文件信息的过程中，有必要确保原始文件的安全性，确保数字文件信息的内容与原始文件匹配，并确保文件信息的内容不泄露。

　　(3)效率原则。档案信息的数字化是广泛的，耗时且昂贵的，并且必须注意数字作品的好处。应在充分调查的基础上选择最优归档信息数字化方案。这包括从大量档案信息资源中选择适当的数字对象，选择最佳数字工作流程，最合理的技术手段和最合适的数字处理。设施等#2;

　　(2)档案信息数字化的内容和形式

　　现阶段，在中国各级档案机构的档案中，除了一小部分体育的形成过程和早期阶段除了使用数字记录外，大多数文件都是纸质文件。针对这种情况，在现阶段和未来一段时间内，中国档案信息数字化的中心任务是以数字方式转换纸质档案信息。

　　这不仅需要进一步改变档案结构，而且是利用网络技术和虚拟技术实现档案信息资源共享和档案信息建设的关键环节。

　　一般来说，档案信息的数字化有两个不同的层次：一个是档案目录信息的数字化。目标是创建归档目录数据库。完成这项工作的关键是严格规范档案信息的书目索引，科学选择档案目录数据库结构;第二个是档案全文的数字化。可以通过将档案的整个文本扫描成图像文件并根据原始外观对其进行索引，或者使用OCR(光学字符技术)将存档的内容存储在文本中来执行档案的全文信息的数字化。格式，由全文搜索补充。数据库有两种不同的方式。在数字化文件信息的过程中，可以根据文件信息的特征组合这两种方法。

　　(3)数字化档案信息的主要困难

　　在这个阶段，档案信息数字化面临的主要问题是：第一，档案信息数字化技术尚不成熟，不经济。目前，数字化信息资源的主要方法包括键盘输入和扫描(包括图像模式保存和光学字符识别后的文本保存)。键盘输入的主要缺点是速度慢，效率低，成本高;扫描还存在图像质量低，扫描速度慢，汉字识别率低等缺陷。第二，数字化对象的问题。档案馆中有大量档案。不同档案的价值不同，开放使用的时限不同，保密程度也不同。档案馆必须决定哪些档案信息资源可以数字化，哪些档案信息资源当前不需要数字化或临时数字化，哪些档案信息资源应优先进行数字化。合作问题。档案信息的数字化处理是各级档案机构面临的现实问题。各档案机构应就数字对象的选择达成共识，并在分工和合作的基础上建立档案信息资源开发利用系统。

　　三，档案网站建设

　　(1)档案网站的含义和功能

　　1。存档网站的含义

　　存档网站是在公共信息服务网站上建立的存档机构，通常在主页上提供相关的文件服务和文件提升。档案网站建设是档案信息化建设的重要一步。这是档案部门与社会联系的重要窗口。

　　2。存档网站的功能

　　存档网站的功能主要包括：

　　首先，服务功能。建立档案网站的主要目的之一是向公众提供档案信息查询服务，使文件用户可以通过网络快速方便地查询文件信息，并通过网络完成文件信息传输服务。档案信息的数字化以及中国现有和不断发展的信息基础设施可以为实现档案网站服务功能提供条件。

　　二，促销功能。档案网站可以成为档案工作，档案馆和档案馆专业形象推广的有效工具，从而进一步扩大档案工作的社会影响力，提高全社会档案意识。

　　三，沟通功能。档案网站可以打开用户栏目，关闭档案部门与公众的关系，及时了解和掌握档案工作的评价和要求，不断提高档案管理和档案服务水平。

　　(2)存档网站的主要内容

　　为了实现档案网站的上述功能，档案网站应主要提供以下信息内容：一，文件工作信息。包括国内和国际档案馆工作动态信息，档案政策和法规信息，档案教育和科研信息。第二是档案机构的信息。包括档案室及其管理机构的基本功能，部门设置，日常服务，联系方式和发展规划。第三是文件资源信息。

　　包括收集数字档案目录信息和档案全文信息，特色档案图像数据。第四是文件利用服务信息。包括文件组织的服务对象，服务方法，服务内容，服务政策等。第五是本地文化信息。它主要包括当地历史，常识，风俗和旅游景点。

　　(3)档案网站建设中存在的问题及对策

　　近年来，中国已建立多个档案网站。但总体而言，我国现有的档案网站建设存在目标不足，信息量不足，访问率低等问题。为了促进档案信息化进程，还应在档案网站建设中采取有效措施，提高档案网站的建设水平。可采取的主要措施是：在档案管理部门的组织下，建立领先的网站，门户网站和样本网站;逐步丰富在线档案的信息;注重档案网站建设的规划设计，配备专业人才。 P129#NBSP;

　　四，数字档案馆的建设

　　(1)数字档案的含义

　　国内外有许多不同的数字档案表达方式，本书使用“数字档案远程使用电子网络表示获取档案文件信息的方式。表达式突出了数字档案是动态的本质。搜索分布在整个计算机通信网络中的各种档案。它强调用户在数字档案环境中开发和利用档案信息资源的便利性。因此，数字档案不是物理实体，而只是利用网络技术连接数字档案信息资源以不同的档案机构分布在不同的档案机构中，提供及时利用，实现档案信息资源的共享，其实质是形成一个信息环境，在这个环境中共享有序的信息空间和资源。数字档案不是特定档案orm，但是一个无形的信息组织和利用环境。

　　(2)数字档案馆的主要功能

　　数字档案馆具有以下基本功能：

　　1.存在方式的功能 #nbsp ;数字档案的本质是动态搜索分布在计算机网络周围的各种档案。因此，数字档案不是物理上存在的实体，而是信息组织和利用的无形环境。

　　2。操作模式的功能

　　数字档案的操作模式是访问文件信息的网络。数字档案可以访问各种档案馆提供的数字档案。从这个意义上说，各种档案是数字档案存在的基础。在数字档案环境中使用档案信息的重点是在独立状态或孤立状态下，但在分布式网站或不同数据服务器上使用收集在某些档案中的数字档案信息。组织和使用数字档案信息。

　　访问档案信息网络的基本工作决定了数字档案在信息环境组织过程中可能面临以下问题：档案信息数字处理的通用标准，物理档案网络基础设施的建设。完善和共享档案信息资源。

　　3。功能定位的特点

　　档案馆和数字档案馆在各自的运营管理中应该有不同的功能取向。一般档案不仅应成为档案信息资源开发和利用的中心，还应首先成为档案信息资源的收集和保存中心。随着电子文档的不断增加，虽然我们仍然不确定它是否会取代纸质文件，但随着相关技术问题和管理方法的成熟和稳定，电子文档的信息累积和信息凭证功能将逐渐显现。从这个意义上讲，为了有效地发挥当前物理档案的信息积累，信息记忆的作用和电子档案信息的凭证功能，各种P130档案应以“拥有”为基础建立档案信息。资源。功能齐全的档案。数字档案主要基于全国各地分布的档案信息资源的动态搜索和关联，使功能定位以“访问”为中心。

　　“所有权”是指收集档案信息资源以满足图书馆用户甚至网络用户的档案信息需求的行为; “访问”是指访问和使用归档所拥有的档案资源集合，以满足用户的个人资料信息需求。物理档案将对档案信息资源的“拥有”产生以下积极影响：确保电子档案信息的真实性和可靠性，为数字档案环境中的档案信息“访问”服务提供数字档案信息资源保障。有可能阐明出版，处置和利益档案和信息资源权利的基本权利，并维护中国档案信息资源开发和利用的良好秩序。

　　(3)数字档案与实体档案之间的关系

　　数字档案与实体档案的关系主要如下：

　　1。物理档案的档案是数字档案形成的基础。

　　数字档案的形成有三个要素：用户，档案信息资源和通信网络。档案信息资源的存在需要记录在某个载体上，无论是纸质的还是电子的还是其他类型的，都直接来源于人类社会实践活动。这些档案信息资源不会自动进入网络，除了一些档案信息资源由数字形式的表格直接形成并提供给在线使用。相当一部分档案还必须依靠当前的档案进行收集，处理和分类。然后转换为数字形式以在线提供。因此，数字档案馆建成后，各级档案馆仍应努力加强馆藏建设，为数字档案馆提供丰富的档案信息资源保障。同时，数字档案馆提供的档案的原创性，真实性和可靠性也必须受到物理档案档案中相关档案的保护。

　　2。数字档案的出现为物流档案的收集提出了新的要求。

　　物理存档的存档经过数字处理并可在线获取，以使用户能够实现远程快速查找利用率。这在客观上要求物理档案在构建馆藏时有意识地将自己融入区域，专业，国家乃至全球档案信息网络中，以使档案馆的档案和信息资源独一无二。重复。

　　3。数字档案馆为物理档案提供了新的管理和服务机制。 ## ;物质档案采用物化，程序和制度化的管理机制。核心是拥有一个存档文件实体并进行业务操作，如收集，排序，识别，存储，统计，开发和利用。

　　这种机制将物理档案的管理和服务限制在特定的，物化的资源和场所，不能在社会中发挥更大的作用。数字档案放置了逻辑和动态档案信息资源。并且信息管理系统引入了物理档案，构建了虚拟文件字P131环境，打破了物理档案及其馆藏的物理边界，使档案灵活方便搜索，选择，链接档案信息资源的动态信息系统。正是这种动态搜索和联动机制，可以极大地扩展物理档案的档案信息服务能力，从而更有效地开展社会化服务。

　　因此，数字档案与实体档案之间没有替代关系，而是相互依赖和相互促进的关系。如果没有物理档案，数字档案将失去重要的信息来源;相反，如果没有数字档案馆提供的信息环境，物理档案将无法突破原有的工作限制，无法获得更大范围的档案信息。服务。可以看出，数字档案馆的建设需要以物理档案为基础，数字档案馆的建设也为物质档案的进一步发展提供了新的机遇。

　　五，档案信息化建设的基本对策档案信息化建设以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为动态发展过程。在特定组织实施档案信息化的过程中，有必要注意加强几种策略的设计和研究。

　　(1)系统改进

　　机构建设有多重目标，其中一个重要目标是防范文件信息化中各种“档案信息孤岛”的出现。 “信息孤岛”现象不仅可能发生在档案部门之间，也可能发生在档案部门和其他信息部门之间。从目前的情况来看，存档网站中无链接的链接比例已达到30%，这实质上是“档案信息孤岛”的现象。为了消除这种现象，存在技术和物理障碍，系统构建是关键环节。机构建设包括档案信息管理系统标准，安全系统和技术规范。

　　1。档案信息管理系统标准

　　数字档案信息收集和存储标准：数字档案信息是档案信息建设的重要资源基础。数字文件信息通常有两个来源：一个是电子文件和随管理过程一起形成的电子文件;另一种是纸质文件的数字转换。为此，围绕以上两个方面进行了数字档案信息采集标准的建设。为响应电子文件和电子文件的管理标准化，国家档案局，建设部，国家科委，国家质量技术监督局等部门先后颁布了四项CAD电子管理标准。文件和《电子文件归档及管理规范》，形成电子文件。积累，识别，存档等作出了指导规定：“归档时间，归档范围，技术环境，相关软件版本，数据类型，格式，要操作的数据，测试应明确定义数据等，以确保电子文件的质量。

　　与此相关的是，中国还制定了近10个国家行业标准，如《革命历史档案资料目录软磁盘数据交换格式》(DA/T17.5-1995)，《档案著录规则》(DA/T18-1999)P132，但在电子文件管理标准研究所。建议的标准化目标仍然存在标准和政策支持建设方面的缺陷，如缺乏匹配的元数据标准，数据存储格式标准，术语标准，电子文档保留时间表等。因此，档案信息管理系统标准的制定还需要加强。

　　档案信息网络标准：档案信息网络建设可以有三种类型，即局域网(一个单元或文件部门内部使用，共享文件数据库网络)，城域网(每个单元实现资源交换和共享的网络)和WAN(由因特网上的档案部门建立的网站或网页)。档案部门网络结构的标准化是确保档案信息快速传输和使用的关键。研究和开发《电子文件管理系统软件通用标准》，《档案信息平台数据通用标准》来标准化数据源，编码方法和数据交换格式。

　　存档信函管理软件标准：存档信息管理软件的标准化主要体现在应用软件的多功能性和一致性上。软件的标准化和规范性要求是绝对的，而软件的一致性和通用性要求是相对的。一般来说，大量，不均匀的质量和不同的格式是中国现有档案信息管理软件的基本特征。从集约化，规范效应和文件信息共享的要求来看，档案信息管理软件仍需逐步变得更加规范化。GM和制服。

　　2.Archive信息安全标准

　　从具体内容的角度来看，文件信息安全标准包括文件信息内容安全，文件信息载体安全，文件记录安全和文件信息网络安全和其他方面。

　　鉴于上述具体内容，在国家通用标准的基础上进一步制定档案行业安全标准非常重要。例如，需要进一步改进与文件管理网络安全级别分类和评估相关的相关标准，文件信息访问之前的机密性控制以及网络中文件信息的安全管理。

　　3。存档业务技术标准

　　业务标准是处理电子文档和档案的规范。它包括与档案信息化建设相关的术语标准，资源识别和描述编号。存档文件格式，元数据格式和对象数据格式等标准。技术标准包括电子文档，归档数据存储压缩格式数据交换标准规范，数据水印技术规范和系统软硬件设施技术标准。上述标准在中国有一定的基础，但仍需加强其支持需求。

　　(2)资源建设

　　档案信息化的本质是为档案信息资源的开放和发展提供新的平台和空间。因此，根据信息化要求，应该有针对性地存档信息资源的有序化。标准化和特色建设已成为档案信息化建设的重要组成部分。在工业和现场信息化建设中，“软硬”，“无道路，无车辆等”现象可以成为档案信息化建设的有益经验。在档案信息中

　　资源构建，当前应注意的问题是：

　　1.确定档案信息化目标中包含的信息类型## ;在档案信息化建设中，不仅要加强档案信息资源的建设，还要加强一系列与档案社会服务相关的信息资源建设。从资源建设的内容来看，主要应包括档案实体信息，档案检索信息，档案内容信息，档案开发信息，档案开放信息，当前文档开放信息，档案。教育信息，档案政策和监管信息，档案新闻，档案科研信息等。

　　2.Archive信息数据库共建

　　档案信息数据库包括目录数据库和内容数据库。从理解的角度来看，档案信息的数字化和档案信息数据库的建设是重建档案信息资源系统的过程。档案信息资源系统有两个特点：第一，它是一个数字信息资源系统;二是国家所有档案馆共同建设的数字档案信息资源系统，是一个综合的信息资源系统。对于档案信息资源系统的建设，档案主管部门应制定统一的档案信息数据库建设计划，并在协调行动的基础上，启动档案基础数据库建设项目，如分布式档案目录数据库和分布式重要档案库。收集多媒体档案数据库，档案基础数据库为政府信息网络。

　　(3)加强管理

　　1。建立信息化咨询监督机制

　　信息化咨询监督是指相关机构在文件信息建设过程中组织或人员，预咨询，信息化方案论证，系统集成商选择等一系列服务，信息质量控制等，帮助档案部门完成一些成本优化的文件信息项目。档案信息咨询监督有其自身的特点：一是咨询和监督过程的全过程。档案信息咨询监督不仅要参与和监督信息化项目的建设过程，还要求咨询和监督内容延伸到信息化建设的两端，涵盖从档案项目到试运行的全过程。例如，在项目阶段，档案部门决定确定信息化目标。在运营阶段，协助档案部门制定相关的运营管理体系，在后期，协助档案部门进行项目维护。第二是监督组织的虚拟化和社会化。由于大量的信息技术和文件管理问题的复杂性，档案信息咨询监督的实施必须依靠专家网络，不仅包括技术专家，还包括文件管理专家。从现有的实践来看，由纯技术专家组成的咨询监督小组很难体现档案信息化建设中档案管理的特点。

　　2.项目管理

　　档案信息化过程有其自身的特点和规律。系统思考和控制文件信息化过程有助于找出档案的特征和规律，从而提高档案信息的水平。因此，文件信息化实际上是一个双重过程：一个是信息项目的实际过程;另一个是P134流程的项目管理。归档信息化的过程管理是决定其成败的重要因素之一。在流程管理中，更重要的方面是：可行性分析，信息需求分析，组织功能分析，系统设计和实施。

　　对项目信息需求的分析是最重要的部分。档案部门应与相关开发人员合作，准确分析信息化的基本环境，档案资源的特殊性和档案部门的约束。

　　3。规划与发展

　　从目前来看，中国档案信息建设普遍缺乏中长期规划。 “一步一步”的现象更加突出。因此，有必要加强战略规划的制定。档案信息化战略规划的制定必须充分考虑以下因素：一是信息化目标的复杂性。信息化是一个动态过程，必须有一个持续的滚动支持计划。因此，归档信息规划必须是战略性的，静态匹配不能用作规划重点。第二是技术因素的复杂性。例如，新旧技术的融合，如何平衡新技术领导者和旧技术挖掘，存在复杂性，还必须考虑技术环境的快速变化。第三是考虑信息规划的政治因素。如果要考虑档案管理部门的功能定位和性质，特别是档案馆作为国家科学文化单位的特殊功能需求，积累社会记忆，保护人类文明财富。四是要注意档案信息资源的特点。档案信息资源作为一种公共信息资源，在社会性，适用性和可比性方面具有自己的个性。档案信息化的建设不能以档案信息资源的特性为代价。第五是档案信息需求定义的复杂性。信息化需求不明确或不完整，早期，中期或后期需求变化的差异将导致不同的成本。根据各自的实际情况，档案部门应划分信息化建设的具体目标(电子文件管理，纸质档案数字化，档案网站建设，数字档案馆建设等)及其不同的时间表。

　　4.外包管理

　　在文件信息建设过程中，档案部门可以将部分工作交给其他组织。档案部门可以外包的项目类型包括：首先，档案管理员的培训和教育被分配给高等院校和教师;第二，实施不同层次的信息技术外包。它可以是软件外包，档案网站或数字档案馆建设的工程外包，也可以是信息技术资产，人员和租赁资产的外包。文件部门制定外包计划后，有必要找到一个适合其需求的外包合作伙伴。通过项目招标和公平竞争，对外包商的服务质量和技术水平进行广泛深入的检查，选择信誉良好，实力雄厚，经验丰富，管理先进的公司作为合作伙伴，签订外包协议，相互合作。遵守行为准则。在具体实施阶段，档案部门应随时监测和评估项目的进度，成本和绩效，与外包商建立长期稳定的合作关系，并对信息项目的后期维护工作进行避免系统不稳定和不安全。 #五;

　　(4)风险控制

　　档案信息建设是一个涉及多个因素的系统项目，其投资也很大。这意味着此过程中还存在一系列风险。笔者认为，这种风险主要体现在：

　　组织风险：档案信息化涉及多个部门。如果部门之间的工作没有得到有效协调，可能会出现诸如相互争吵，整合不良和进展缓慢等现象。此外，信息技术项目的实施将带来人事管理和绩效评估体系的变化。在数字档案的构建阶段，能否在一定范围内建立能够动态搜索档案信息的信息环境取决于相关主题的组织水平。因此，针对上述组织风险，档案部门应建立专门的信息化领导小组，建立规范的信息化工作机制。

　　信息安全风险：从广义上讲，档案信息化的信息安全是计算机安全，网络安全，通信安全和信息安全。这里的主要表现是档案信息的内容安全性。归档信息的内容安全性包括文件原始安全性，文件数字转换安全性，存储安全性和安全性等多个方面。档案部门应在信息化工作中制定健全档案信息安全保护制度，明确安全问题发生后的救济措施和相关责任。

　　知识产权风险：档案信息化将涉及一系列知识产权问题。档案信息的数字产权，档案数据库的产权，复制文件的权利以及存档网站建设中的链接所产生的知识产权问题凸显了这一点。在实施相关信息化项目时，档案部门可以就如何规避各种知识产权风险咨询相关专家。简而言之，档案信息化建设是一项系统工程，其组织和实施涉及许多技术和非技术因素。因此，科学档案信息化战略的开发和研究将成为未来中国的档案工作。其中一项重要任务。