一、术语和定义

　　1、数字化

　　用计算机技能将模拟信号转化为数字信号的处理进程。

　　2、纸质档案数字化

　　选用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机辨认的数字图画或数字文本的处理进程。

　　3、数字图画

　　表示什物图画的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的接连图画发生。在矩阵(或其他)网络上采样——接连函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。

　　4、是非二值图画

　　只要是非两级灰度的数字图画。它对应于是非两种状态的文字稿、线条图等。

　　5、接连色调静态图画

　　以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图画。在纸质档案数字化进程中，一般表现为灰度扫描和五颜六色扫描两种方法。

　　6、分辨率

　　单位长度内图画包含的点数或像素数，一般用每英时点数(dpi)表示。

　　7、失真度

　　对档案进行数字化转化后，数字图画与档案原件在颜色、几何等方面的违背程度。

　　8、可懂度

　　数字图画向人或机器供给信息的才干。

　　9、图画压缩

　　铲除图画冗余或图画近似的任一种进程，其目的是对图画以更紧凑的方法表示。

　　二、纸质档案数字化根本要求

　　1、根本原则

　　纸质档案数字化的根本原则是使档案信息资源精确方便快捷地供给使用，使能够公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案使用的需求。

　　2、数字化对像的确定原则

　　应当对所要进行数字化的对象依照一定的原则和办法进行承认，只要契合一定要求的纸质档案文献才干进行数字化。

　　1)契合国家法律法规的原则

　　纸质档案的数字化，有必要契合国家档案开放规定以及有关规定。

　　2)价值性原则

　　归于归档规模且应永久或长时间保存的、社会使用价值高的档案可列入数字化加工的规模。

　　3、根本环节

　　纸质档案数字化的根本环节首要包含：档案收拾、目录建库、档案扫描、图画处理、图画存储、数据质检、数据挂接、数据查验、数据备份、作用办理等。

　　4、 进程办理

　　1)应加强纸质档案数字化各环节的安全保密办理机制，保证档案原件和数字化档案信息的安全。

　　2 )纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的挂号，并及时收拾、汇总，装订成册，在数字化作业完成的同时树立起完好、标准的记载。

　　三、档案收拾

　　在扫描之前，依据档案办理情况，按下述步骤对档案进行恰当收拾，并视需求作出标识，保证档案数字化质量。

　　1 目录数据准备

　　2 拆除装订

　　3 区分扫描件和非扫描件

　　4 页面修整

　　5 档案收拾挂号

　　6 装订

　　四、档案扫描

　　1、扫描方法

　　1)依据档案幅面的巨细(A4、A3、A0等)挑选相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可选用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可选用大幅面数码平台，或许缩微拍摄后的胶片数字化转化设备等进行扫描，也能够选用小幅面扫描后的图画拼接方法处理。

　　2)纸张情况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应选用平板扫描方法;纸张情况好的档案可选用高速扫描方法以提高作业效率。

　　2、扫描颜色方法

　　1)扫描颜色方法一般有是非二值、灰度、五颜六色等。一般选用是非二值。

　　2)页面为是非两色，并且字迹明晰、不带插图的档案，可选用是非二值方法进行扫描。

　　3)页面为是非两色，但字迹明晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可选用灰度方法扫描。

　　4)页面中有红头、印章或插有是非照片、五颜六色照片、五颜六色插图的档案，可视需求选用五颜六色方法进行扫描。

　　3 、扫描分辨率

　　1)扫描分辨率参数巨细的挑选，原则上以扫描后的图画明晰、完好、不影响图画的使用作用为准。

　　2)选用是非二值、灰度、五颜六色几种方法对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议挑选≥100dpi.特别情况下，如文字偏小、密布、明晰度较差等，可恰当提高分辨率。

　　3)需求进行OCR汉字辨认的档案，扫描分辨率建议挑选≥200dpi.

　　4、扫描登挂号

　　仔细填写纸质档案数字化转化进程交代挂号表单，挂号扫描的页数，核对每份文件的实践扫描页数与档案收拾量填写的文件页数是否共同，不共同时应注明具体原因和处理办法。

　　五、图画处理

　　1 、图画数据质量查看

　　1)对图画偏斜度、明晰度、失真度进行查看。发现不契合图画质量要求时，应从头进行图画的处理。

　　2)由于操作不妥，造成扫描的图画文件不完好或无法明晰辨认时，应从头扫描。

　　3)发现文件漏扫时，应及时补扫并正确刺进图画。

　　4)发现扫描图画的摆放顺序与档案原件不共同时，应及时进行调整。

　　5)仔细填写相关表单，记载质检结果和处理意见。

　　2、纠偏

　　对呈现偏斜的图画应进行纠偏处理，以到达视觉上根本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图画应进行旋转还原，以契合阅览习惯。

　　3、去污

　　对图画页面中呈现的影响图画质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理进程中应遵从在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　4、图画拼接

　　对大幅面档案进行分区扫描构成的多幅图画，应进行拼接处理，合并为一个完好的图画，以保证档案数字化图画的整体性。

　　5、裁边处理

　　选用五颜六色方法扫描的图画应进行裁边处理，去除多余的白边，以有用缩小图画文件的容量，节省存储空间。

　　六、图画存储

　　1、存储格局

　　1)选用是非二值方法扫描的图画文件，一般选用TIFF(G4)格局存储。选用灰度方法和五颜六色方法扫描的文件，一般选用JPEG格局存储。存储时的压缩率的挑选，应以保证扫描的图画明晰可读的前提下，尽量减小存储容量为原则。

　　2)供给网络查询的扫描图画，也可存储为CEB、PDF或其他格局。

　　2、图画文件的命名

　　1)纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图画文件命名。

　　2)多页文件可选用该档号树立相应文件夹，按页码顺序对图画文件命名。

　　七、目录建库

　　1、数据格局挑选

　　目录建库应挑选通用的数据格局。所选定的数据格局应能直接或直接经过XML文档进行数据交换。

　　2、档案著录

　　依照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，树立档案目录数据库。

　　3、目录数据质量查看

　　选用人工校正或软件主动校正的方法，对目录数据库的建库质量进行查看。核对著录项目是否完好、著录内容是否标准、精确，发现不合格的数据应要求进行修正或重录。

　　八、数据挂接

　　1、汇总挂接

　　档案数字化转化进程中构成的目录数据库与图画数据库，经过质检环节承以为“合格”后，经过网络及时加载到数据服务器端汇总。经过编制程序或借助相应软件，可完成目录数据对相相关的数字图象的主动查找、参加对应的电子地址信息等，完成批量、快速挂接。

　　2、数据相关

　　以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图画存储为一份图画文件。将图画文件存储到相应文件夹时，要仔细核对每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图画文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否共同，图画文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。经过每一份图画文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的共同性和唯一性，树立起一一对应的相相关系，为完成档案目录数据库与图画文件的批量挂接供给条件。

　　3、仔细填写纸质档案数字化转化进程交代挂号表单，记载数据相关后的页数，核对每一份文件相关后的页数与档案收拾、扫描时填写的页数是否共同，不共同时应注明具体原因和处理办法。

　　九、数据查验

　　1、数据抽检

　　1)以抽检的方法查看已完成数字化转化的所有数据，包含目录数据库、图画文件及数据挂接的整体质量。

　　2)一个全宗的档案，数据查验时抽检的比率不得低于5%.

　　2、查验目标

　　1)目录数据库与图画文件挂接错误码，或目录数据库、图画文件之一呈现不完好、不明晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

　　2)一个全宗的档案，数字化转化质量抽检的合格率到达95%以上(含95%)时，给予以查验“经过”。

　　合格率：抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

　　3、查验审阅

　　查验“经过”的结论，有必要经分管领导审阅、签字后方有用。

　　4、查验挂号

　　仔细填写纸质档案数字化查验挂号表单。

　　十、数据备份

　　1、备份规模

　　经查验合格的完好数据应及时进行备份。

　　2、备份方法

　　为保证数据安全，备份载体的挑选应多样化，可选用在线、离线相结合的方法完成多套备份，并注意异地保存。

　　3、数据查验

　　备份数据也应进行查验。备份数据的查验的内容首要包含备份数据能否打开、数据信息是否完好、文件数量是否精确等。

　　4、备份标签

　　数据备份后应相应的备份介质上做好标签，以便查找和办理。

　　5、备份挂号

　　填写纸质档案数字化备份办理挂号表单。

　　十一、数字化作用办理

　　1、应加强对纸质档案数字化作用的办理，保证其安全、完好和长时间可用。

　　2、纸质档案数字化作用供给网上检索使用时，应有制作单位的电子标识，并依据具体情况分别选用可下载或不行下载的数据格局。