随着计算机和互联网技术的兴起，信息技术得到了快速发展和广泛应用，信息化工作在各行各业和领域得到了全面发展。作为传统信息向流量信息转变的媒介，档案行业迫切需要相应的技术手段来支持和引导，保存原有信息，发展成为建设流动信息资源数据库。在这个过渡和转型的过程中，档案加工越来越受到重视，其加工标准和工作流程也在不断提高和完善。基于质量和效率的提高，一系列档案数字化加工软件如雨后春笋般涌现。

  与传统档案管理工作的显著区别在于，档案加工管理软件融合了计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、视频)、数据库技术、多媒体技术、存储技术、密级加密技术、电子公章技术等。可以看作是一种新型的文件信息形式，其根本目的是将存在于各种载体中的文件资源转化为数字文件信息，以数字形式存储，以网络形式连接，以准确的形式使用，通过计算机系统有目的、有针对性地处理和管理文件信息资源，形成有序结构的文件信息资源数据库，为各种数据需求提供利用，实现高度共享信息资源。

  档案加工管理软件实现的档案数字化包括档案数字化采集、数字化管理、数字化查阅等。在具体操作流程中实施的档案数字化主要包括拆卷、校对档案页数、区分高扫描、从实体档案库中提卷后再进行数据采集。在收集档案数据时，应纠正、去污和去除扫描图像。收集完成后，需要对档案目录进行校对，检查电子材料，完成初步审核。

  之后，由专人重新审核档案原件和数据。确认无误后，装订还原原始档案，将收集到的电子数据归档挂接。在整个加工过程中，各环节有序运行，相互配合，协同运行，信息采集、审核、加工等工作以流水线的形式完成，为档案资源的再利用提供了准确可靠的数据信息，提高了长期使用的工作效率，也有利于档案原始数据的保存。

  在协同软件的帮助下，看似繁琐复杂的加工过程可以变得简单有序，一目了然，这就是使用档案加工管理软件的优势。面对网络上各种各样的加工软件，如何选择性价比高、适合自己的档案加工管理软件?

  在选择合适的档案加工管理软件之前，首先要列出需求清单，比如需要管理的档案类型、数量、预期的整理标准等。根据单位的实际情况和档案工作的实际需要。其次，需要明确工作资源的比例，即预算和人工投入成本。根据这些具体需求，选择合适的档案加工管理软件。

  对于档案加工管理软件本身的选择，主要取决于业务功能的匹配与否，生成数据资源的安全管理等。参考目前同行业使用的各种软件，根据业务选择功能匹配的软件。在符合主要业务框架的前提下，具体细节的业务操作可以通过技术手段进行增删调整。以大连恒智科技自主研发的档案数字化加工管理软件为例，具有20年档案数字化加工工作经验。涉及的标准基于国家档案局的档案收录标准体系，整合了各行业档案整理管理的共同点。基本功能包括输入、扫描、修图、查询、打印、数据导入和导出，功能操作简单易用，不仅适合基本人员，而且适合基本工作。该软件本身支持目录数量的管理和检索，在数据安全方面，支持网络端和单机终端的双重保险存储，避免安全隐患，防止系统数据因各种因素而丢失，重要的是，该软件安装非常方便，而且使用简单，内置标准化模板，生成的数据资源可以跨平台应用，解除用户的后顾之忧。

  随着业务需求的不断提高，档案数字化和档案管理系统在管理企事业单位工作中的重要性和不可替代性也日益突出。换句话说，技术进步带来的反作用在于技术本身。作用于各行业档案信息管理加工的数字化加工管理系统软件，具有符合档案信息资源管理策略和规范的规范，将对有效促进市场信息资源流动和创造更大价值的信息产生更大的影响。