文件扫描是文件数字化加工的中心环节，加工公司必须根据扫描文件的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。文件扫描验收主要检查扫描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式进行，是否反映文件的原貌。

  数字化加工刚开始的时候，我们也有一些争议，主要是因为两者所需的存储空间差异很大，比如档案是提供一般利用还是特殊利用，比如原文出版等。

  随着近年来数字扫描加工的进一步发展和储存介质的快速发展，我们逐渐统一了思路，规定了一些文件扫描的基本标准。例如，扫描分辨率:文件采用彩色模式，分辨率≥300dpi;照片档案：﹤5寸、600×N，5寸600dpi，﹥5寸、600/N。(注意：5寸照片采用600dpi分辨率;如果原始照片小于N倍5寸，则分辨率为600dpi。×N;原始照片大于5寸照片N倍，分辨率为600//N)。

  但是在数字扫描和验收过程中，发现了许多意想不到的特殊情况。比如：

  1、扫描中发现文件纸存在油性纸、复写纸、铅笔字、字迹模糊、纸张差、薄等情况。具体方法是在保持文件原貌的前提下扫描，提高分辨率或用白纸扫描，尽可能反映文件原貌。

  2、扫描时发现部分文件原纸背景较深，扫描后无法清晰看到标准页码。具体方法是:用一张白色的小纸条写下页码，放在页面的右上角，然后扫描。

  3、发现扫描过程中有重份文件、重份照片、重份表格等。具体方法是：只扫描一份。

  4、扫描过程中有许多分散的照片。具体方法是：将照片平铺在白纸上，然后在白纸右上角标记页码。

  5、文件中有一些超大、超长、图纸和表格，无法扫描。具体方法是用白纸打“这一页是超大图”字样，扫描这一页代替超大图，并在备注栏注明。