一、项目档案整理规则

  (一)项目档案及管理工作制度

  1、相关概念

  项目档案是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料。立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等12个部分。

  2、项目档案的特点：成套性、原始性、专业性、多样性、动态性

  3、项目档案工作的性质和原则

  性质：项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性工作。有独立的工作对象，特定的工作内容和专门的工作方法。为工程建设提供技术资料保障，是工程管理不可缺少的一部分。

  原则：一要按照《档案法》的规定，实行集中统一领导、分级管理的原则。二要保证项目档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，保证满足竣工后的生产、运行、维护、改(扩)建的需要。

  4、项目档案工作的基本要求

  4.1熟知项目档案工作法规与标准

  4.2建立健全项目档案管理制度与工作标准

  4.3采取措施，加强前端控制与过程控制

  4.4严把验收关，做好项目档案的预验收工作

  (二)项目档案管理职责

  1、建设单位管理职责建立项目档案管理机制，统一档案管理制度与业务标准，为项目竣工验收提供组织保障和制度保障;负责项目档案工作的监督、检查、指导和协调保证项目档案与项目建设同步管理;负责自身形成的项目文件收集、整理和归档工作，保证归档文件的完整、系统、有效;负责项目档案的总结和申报项目档案的验收，为项目竣工验收、设备投产达标考核、工程创优提供档案依据和保障。

  2、参建单位管理职责

  施工单位：建立机构，配备专人负责项目文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的施工文件、竣工验收文件、设备文件等给业主项目部;对所管理项目文件(图纸)的真实、准确、系统和齐全负责，并对档案整理质量和案卷质量负直接责任。

  监理单位;建立机构，配备专人负责项目监理文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的监理文件给业主项目部;对所管理项目监理文件的真实、准确、系统和齐全负责，并对档案整理质量和案卷质量负直接责任。

  设计单位;专人负责项目竣工图纸及相关文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的竣工图等文件给业主项目部:对所管理图纸的真实、准确、系统和齐全负责并对档案整理质量和案卷质量负直接责任。

  (3)基础设施档案归档范围。

  1.可行性研究阶段。

  1.1项目规划、立项及批准、征地文件、合同及协议。

  1.2工程可行性研究报告及批复。工程概算。

  2.招标文件。

  2.1工程设计、施工、设备材料招标文件。

  2.2施工、设计、供货合同及变更、索赔等文件。

  3.设计文件。

  3.1工程初步设计文件。

  3.2施工图设计、工程预算、设计总结。

  3.3设计变更。竣工图。

  4.施工过程管理文件。

  4.1开工、竣工报告、施工组织设计、土建工程文件材料。

  4.2各部门、分项工程质量评价及质量记录、土建(电气)质量控制记录及报审、建筑安装工程原始记录、隐蔽工程记录、施工质量事故及永久性缺陷记录。

  4.3电气设备文件材料、二次设备试验报告、设备安装使用说明书、材料复试报告、设计变更通知单、工程联系单等。

  5.监理文件。

  5.1监理规划、监理大纲、监理实施细则及审批文件。

  5.2工程量、安全质量控制记录、分包单位资质报审表。

  5.3监理通知。协调会议纪要监理月报。工作总结。

  6.竣工验收文件。

  6.1工程竣工验收会议文件及启动方案。1.竣工报告、验收缺陷处理及整改报告、系统调试报告、遗留问题等。

  6.2竣工图(主系统及所用电系统、电补偿、二次、通信、自动化、建筑总部分、变电站户外结构等。

  6.3监理工作总结。决算文件。

  二、项目档案归档方法。

  (1)整理组卷的要求。

  1.立卷原则。

  1.1立卷应遵循工程建设各阶段工程文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于工程项目档案的保管和利用。

  1.2项目文件材料由形成单位分类组卷，具体参照《项目文件归档范围、分类、保管期限参考表》。

  2.卷内文件的排列。

  2.1文本材料按时间和专业顺序排列。同一事项的请示和批复。同一文件的主要部件和附件不能分开，并按批准在前。请示在后，主要部件在前面。附件在后面。

  2.2图纸按图号顺序排列。

  2.3有文字材料和图纸的案卷，文字材料排在前面，图纸排在后面。有翻译的外文材料，翻译在前面，原文在后面。

  3.案卷编目。

  3.1编制文件页号。

  3.1.1装订成卷的文件按有书写内容的页号编号。单面文件在右下角，双面文件在右下角，背面在左下角，每卷单独编号，页号从1开始。

  3.1.2印刷成册的科技文件材料，自成一卷，原目录可代替卷内目录，无需重新编写页码。

  档号序景。

  3.1.3竣工图每卷自成一卷，无需重新编页号，每卷必须加盖档号章。原工程图纸目录是一卷。

  3.1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

  3.2案卷排列顺序：案卷封面一卷内目录一文件材料一备考表。

  3.2.1编制卷内目录。

  (1)序号：以文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注;

  (2)责任人：填写文件的直接形成单位(即加盖公章的单位)或个人，有多个责任人时，选择主要责任人，其余用于替代;竣工图的责任人应填写竣工图章上的施工单位。设计院重新出图的，填写设计单位;双方(或三方)责任单位应填写合同协议;

  (3)文件编号：填写工程文件原文号或图号;

  (4)文件材料题名：填写文件材料全称;

  (5)日期：填写文件形成的日期;

  (6)页次：填写文件在卷中排列的起始页码，一份文件填写起止页码;

  (7)页数:填写文件页数。示例:单份文件装订，整卷装订。

  3.2.2编制备考表。

  (1)试卷备考表主要标明：试卷中文件的数量、总页数、各类文件页数(照片张数)、立卷单位对案卷情况的说明;

  (2)立卷人员应由案卷组卷人员签名;

  (3)立卷日期应填写案卷组卷完成日期;

  (4)检查人员应由案卷质量审查人员签字;

  (5)检查日期应填写审核日期;

  (6)互见号应填写反映相同内容、形式不同、单独保管的档案保管单位的档案号。档案号后，应注明档案载体的形式，并用括号包括。

  3.2.3编制案卷封面。

  (1)案卷封面采用内封面(大封面A4纸打印)。装订后的案卷应在目录中装订。未装订的案卷应打印在盒子的前面，档案盒不需要粘在小封面上;

  (2)档号由目录号、分类号和卷号组成。目录号由档案管理部门提供。分类号参照《工程项目文件归档范围》编制。分类。保管期限参考表;

  (3)档案题名应简明准确地反映档案内容，主要包括项目名称和档案内容;

  (4)立卷单位应填写本案立卷单位或项目负责部门;

  (5)起止日期应填写案卷中所有文件材料形成的首尾日期;

  (6)保管期分为三种：永 久性、长期性和短期性。详见《工程项目文件归档范围、分类及保管期参考表》。同一档案中有不同保管期的文件，档案保管期应较长。

  3.2.4编制案卷背脊。

  应根据案卷背部的项目填写，用牛皮纸打印背部，粘贴在背部。粘贴时，注意从背部顶部向下开始，不要在顶部留出空间。档案格式应符合：目录号-分类号-卷号(同一分类号内的档案流量号)

  例如：200101-8400-01。

  卷号(同一分类号内的案卷流水号)

  分类号(填写文件内容与参考表对应的分类号)

  目录号(从建设单位基建部门获得)

  3.2.5编制档案整理说明。

  竣工档案整理说明应包括以下内容：

  ①工程概况：包括工程名称、开工时间、竣工时间、施工单位、设计单位、施工单位、监理单位、运维单位、工程造价等;

  ②立卷依据。档案数量、档案编制人员等。标题字体采用2号黑体加厚，正文字体采用3号仿宋体。编制日期统一为阿拉伯数字格式。例:2012年1月1日

  4.案卷的装订。

  4.1案卷中不允许有金属物。

  4.2竣工图按A4(297mmX210mm)尺寸折叠，标题栏外露。

  4.3案卷可采用整卷装订和单份文件装订两种形式，同一项目应尽可能统一。

  4.3.1装订的案卷应用棉绳三孔一线左侧或装订宝装订，也可用不锈钢钉装订(永 久保存除外)。装订的案卷厚度一般为20mm，一般不超过40mm。

  4.3.2未装订的文件应在每份文件的左上角加盖档号章，图纸应在图样标题栏的右上角加盖档号章。

  5.装具规格及制造材料。

  5.1档案盒.卷皮及卷内备考表采用无酸牛皮纸制作。

  5.2档案箱外观尺寸为305mmX220mm，厚度一般为20mm，部分文件材料可根据其厚度采用相应规格的卷盒。

  6、移交程序

  6.1工程档案移交清册

  6.1.1各阶段形成的项目文件材料办理移交时需办理“工程档案移交清册”，移交书由工程档案移交表、工程档案案卷目录、卷内目录组成。

  6.1.2工程档案移交清册须装订成册，装订顺序：工程档案移交表一工程档案案卷目录一卷内目录。

  6.1.3工程档案移交书一式两份，其中一份交移交部门/单位，一份交接收部门/单位，档案移交书应妥善保存。