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会计档案整理与归档方法是怎样的?
来源:www.cqnuoxin.cn 发布时间:2022年04月08日
  一、会计档案的归档范围。

  会计档案是机关、团体、企事业单位在经济管理和会计活动中产生的。会计凭证、会计账簿、会计报表、工资表、综合管理等材料。

  二、会计档案材料归档范围。

  根据财政部、国家档案局1998年发布的《会计档案管理办法》的有关规定,会计档案归档范围包括预算会计、中国建设银行会计、企业会计、建设单位会计形成的会计凭证、账簿、会计报表、工资表、综合管理等会计专业资料。上级财务普遍性(非本单位)不办理的文件;无效合同、协议、文件;未定稿、重份文件;无检查利用价值的一般性。临时文件不得归档。具体包括:

  (一)会计凭证类。

  包括现金凭证、银行转账凭证、销售凭证、成本核算、工资凭证等;

  会计凭证分为原始凭证和会计凭证:(企业会计中还有汇总凭证)

  1.原始凭证是经济业务发生时填写的书面证明,是会计的原始依据;原始凭证分为自制凭证和外部凭证。

  自制凭证由本单位填写(如验收单、收据单、借款单),外部凭证由外部单位、部门和个人取回。供应商开具的发票、结算凭证、收款人开具的现金收据等。

  2.会计凭证由会计人员根据原始凭证编制,分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。企业也有汇总凭证。

  综上所述:会计凭证归档范围包括:原始凭证和会计凭证、汇总凭证等会计凭证。

  (2)会计账簿类。

  会计账簿是全面、连续地记录和反映各种经济业务的书籍。会计凭证只能反映某项经济业务,账簿可以全面、系统地反映经济状况,形成经济信息系统。

  主要有以下几下几种:

  1.序时帐簿(又称日记帐)。出纳帐、银行帐;

  2.分类帐簿:

  分类帐簿分为总帐和明细帐。

  (1)总账(总分类账),即按总分类账分类登记的账簿;

  (2)明细账(明细分类账),即按明细账分类登记的账簿;

  3.辅助账簿(备查账簿)、固定资产明细账(卡片)、各种登记簿应归档,即不能记录在明细账中的事项。

  (3)会计报表类。

  会计报表是一份报告文件,用统一的货币计量单位,全面反映政府机关和组织在一定时期内的经济活动和财务收支计划。它是根据账簿的记录进行总结、整理和汇总的。会计报表主要有:

  1.内容分为:资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等;

  2.从时间上看:旬报、月报、季报、年报等;

  3.单位分为基层报表、汇总表等。(各机关编制会计报表时,所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分,应与报表一起归档。

  (4)工资表:

  工资表是按照各尽所能,按劳分配的原则分配给劳动者个人消费的部分国民收入。主要类型有:工资发放清单、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金。

  (五)综合管理。

  综合管理是会计部门在工作过程中制定的相关规定、计划、总结、请示、批准和说明。分析的文本材料和清单。这部分材料应单独立卷,但在编制卷号时,可与报表一起编号,卷在决算报表后面,短期卷在月报表前面。

  三、会计档案立卷整理。

  (一)会计档案材料的保管期。

  企业会计档案的保管期限按照财政部、国家档案局1998年颁布的《会计档案管理办法》中的《企业等组织会计档案保管期限表》执行。

  其中,工资表保管期限(暂定)

  工资发放名册。卡片30年;

  各类奖金发放名单30年;

  工资转移。证明。通知存根30年。

  (二)会计档案整理:

  1.设置二级及以下会计档案目录。

  (3)会计档案组卷。

  会计档案的立卷应遵循经济活动和财务收支流程的规律。财务部门办理完毕后,按现金、银行存款、销售往来等会计科目装订成册,形成基本保管单位。立卷时,应将凭证作为保管单位。会计报表的整理是将年度报告、季度报告和月度报告分开立卷,同时结合考虑报表的数量,形成保管单位。立卷时,会计报表逐一编号;会计账簿原页号为编号;会计凭证、会计凭证未编号的,按形成时间在右上角编号。

  四、会计档案移交保管使用。

  (1)档案移交。

  各单位会计档案由会计部门保管三年,期满后与一套档案目录一起移交本单位综合档案室保管。

  (2)档案保管。

  会计档案整理。归档后,原则上保持原卷封装,不得随意打乱或拆除。如有特殊情况,必须与原会计人员和经办人员共同研究决定完成。任何人不得随意拆除或订购,但原封面不符合要求的,必须按规范要求重新加盖封面,并填写相关项目。会计档案应存放在一个特殊的盒子里。存储方便查找。财务部门移交档案时,双方必须亲自验收归档材料是否完整、系统、准确、材料排列、编号是否符合要求。档案室有权拒绝接收不符合要求的文件,并在办理移交手续前限期更正。档案室有权检查和纠正违反会计管理制度的行为。

  (3)使用。

  会计档案的使用主要有三个方面:

  (1)会计分析利用档案;

  (2)会计检查使用档案。

  (3)日常检查使用档案。

  使用。借阅会计档案,必须登记,阅读后及时归还。用户不得污染、损坏档案。违者应当追究责任。情节严重的,依法追究法律责任,认真处理。

  5.鉴定。

  (1)鉴定。

  会计档案鉴定分三步:

  1.初步鉴定。档案部门应当按照会计档案保管期限表对到期档案进行初步审查,并提出销毁意见;

  2.复查鉴定。在初步鉴定的基础上,档案部门和会计部门应进行第二次鉴定。纠正初步鉴定不当;

  3.销毁鉴定。这是后一次鉴定。这一次,档案、财务、审计主管部门对销毁档案进行了严格审查,确定了无保存价值的档案。

  (二)销毁。

  销毁档案,列出销毁清单,书面报单位领导批准后销毁。销毁档案清单应当由档案、财务、审计主管部门有关人员签字。企业单位会计档案销毁,由单位领导审核,报上级主管部门批准。未结清的债权。债务的原始凭证的原始凭证,应当单独提取,分别整理。编目,由单位档案保存至债务结清。

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