与传统档案管理相比，文件数字化具有不可替代的先进性。

  一，提高经济效益

  过去，粗放模式是解决这一问题的手段，即增加办公人员和办公费用，导致管理成本大幅上升。数字化管理文件将传统的以纸质为载体的文件信息对象转化为机器阅读文件，既节省了储存成本，又节省了占用空间，查阅方便快捷，避免了反复印刷数据造成的纸张和人员浪费。

  提高办公室效率

  数字档案管理使数据能够及时归档并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用和干部的晋升都需要详细准确的档案信息。但档案数字化管理可以提供详细即时的数据信息，为领导决策提供服务。同时，数字档案管理使得查询数据变得非常简单，办公室工作人员可以在不离开家的情况下真正了解世界上的大事。由于信息的时空流动，数字档案实际上已经成为一个“没有墙的档案”，档案库基本上已经从文件实体的保管变成了一个方便的信息控制中心。

  增强档案原件保护三、增强档案保护

  将纸质文件转换成数字电子文件后，文件的使用更安全。特别是对于历史悠久的档案材料，数字化处理后无疑会更好地保护其。此外，档案数字化处理后，部分档案被篡改。