1文件信息交换的条件和状态

　　(1)交换文件信息的条件

　　文件信息的交换本质上是文件信息在时间和空间上的流动和转换。一般来说，要实现信息交换，必须满足一般信息系统模型的三个基本要素，即信息内容，信息发送器和接收器。但是对于档案信息，这些条件有时会有特殊的表现。

　　作为通信对象的文件信息具有各种形式，主要可以分为文件原始信息和文件信息处理产品。当将原始文件提供给用户进行查看时，隐含和显示的内容通过读者的大脑传送给用户，并且文件信息的载体需要保护原样并保存。档案信息产品可以通过销售和复制直接和间接地提供给用户，其价值不会丢失。

　　原始阅读档案的形式没有明确的信息发送者，因为档案主要是自然形成的产品。它不像书籍，杂志，不是为了交流而人工制作和制作的。存档持有者只是信息的间接传递者，而不是直接传递者，以便将来使用或用于传播和组织文件。档案信息产品的传播方式与其他社会信息相同。因为有信息的制作者，所以有明确的信息传递者。

　　在档案信息交换的先决条件的前提下，档案信息的交换还需要信息的提供，信息的记录和信息的传播。

　　文件信息的内容必须通过相应的符号系统表示，即用语言，单词和符号表示。

　　作为档案信息的传播者，有必要根据语言规则将信息内容组织成客观的交流形式;作为信息的接收者，还根据相同的语言规则对接收的符号进行解密，并且理解由语言符号表达的信息。含义。如果双方对语言规则没有共同理解，则必须通过中间转换链接以使双方进行通信，否则将无法进行通信。

　　归档信息对物质载体有很强的依赖性，物质载体不能存在文件信息，文件信息通过这些载体传输。今天，档案信息载体的形式正在增加。它通常可以分为两类：隐形材料载体是声波，光波，电磁波等。另一种是有形材料载体，如纸，膜，带和盘。

　　不同的材料载体具有相应的记录程序和传输方法。人类不断改进和发展各种信息和传播媒体。新技术，新方法和新方法的创造和应用使新的运营商和记录技术成为可能。传输技术不断发展。

　　文件信息可以在特定运营商上表达和记录。只有通过文件信息传输的社交活动，才能实现信息交换。相比之下，过去档案信息交流的社会活动形式相对简单。只有保持其特征和性质，通过了解信息的社会，经济，政治，文化和精神需求，参与信息社会复杂多样的信息交流活动，档案信息才能达到新的水平。

　　(2)档案信息交换的现状

　　档案信息交换是档案信息使用的前提。但是，在过去这个问题并没有引起足够的重视，更多的人，更多的重点是文件的保存。事实上，从根本上说，档案保存的目的就是使用它。如果未使用，归档将失去其保留值。要使用文件，我们必须注意文件信息的交换。

　　档案信息交换始终处于某一信息环境的过程中，从源头到目的地，通过交付渠道。因此，在档案信息交换问题上，我们需要研究和关注的问题是33,360个文件信息源问题，档案信息交换渠道，档案信息环境问题，档案信息需求和信息接收问题，以及文件信息系统问题。这些问题涉及档案科学的许多研究领域。

　　文件信息源问题需要研究存档信息的来源，接收和管理。

　　无论文件信息源是否广泛且充分保证，文件信息源是否经过科学管理和有效利用，都是文件信息交换的基本问题。

　　文件信息交换问题应该研究档案信息的沟通渠道。通信信道是文件信息源和信息用户之间的链接，使文件信息传输能够正常进行。

　　档案和信息环境问题应该研究诸如社会档案信息意识，国家信息基础设施以及档案信息资源的开发和利用等问题。它衡量国家档案信息的使用水平。

　　文件信息需求和信息接收问题应在使用档案信息和使用档案信息时进行研究，这是实现档案信息使用的一个重要方面。档案信息系统问题应该研究传统和现代档案信息管理系统和方法。文件信息系统将分散的文件信息转换为有序系统，通过一切方式连接文件信息源和文件信息用户。

　　它可以告诉用户在哪里获取所需的文件信息，并在用户提供用户所需信息所需的时间限制内回答他们的问题。

　　从档案信息交换所涉及的问题来看，文件信息交换应该是档案信息资源开发利用的重要研究领域，也是档案研究的新课题。

　　2文件信息交换的特点

　　与其他类型的信息交换相比，文件信息交换有其自身的特点，主要表现为:(1)时间限制

　　与其他社交信息不同，文件信息在一段时间内不能自由交换。档案馆使用一直被认为是高度政策导向的工作，档案信息的用户主要通过档案管理部门的正式渠道获取信息，而不是信息用户自己从非正式渠道接收信息。

　　(2)受控制

　　一般而言，信息交换的范围越广，效果越好，档案信息的交换总是涉及对通信范围的控制。只有那些在允许范围内通信的档案不会对国家，集体或个人造成伤害，并且可以保证其沟通的效果。

　　(3)可靠性

　　文件信息的正式通信特性也保证了文件信息交换的可靠性。文件信息与其他信息不同，文件中的信息比其他来源的信息更有说服力。

　　(4)依赖

　　文件信息交换的依赖性一方面表现为文件信息交换到文件载体的附件，要求在获得文件信息时，源载体应该是严格的。保护，因为存档载体是独一无二的，如果它被损坏，将造成巨大的损失;另一方面，档案信息交换的效果取决于档案(房间)中存储的信息的数量和质量。

　　3档案信息交换方式### ;模式是一种以简单和具体的方式表达事物实体的方式，是以简单的方式类比复杂现象。由于档案信息交换现象是一个非常复杂的现象，为了对通信现象进行具体，系统，全面的调查，有必要以简化的形式再现通信现象，并试图找到一种简洁易懂的方式。描述和解释交换。处理。因此，人们使用模式来解释沟通过程中的许多理论问题，并展示沟通过程的特征，规律和约束。模型可以帮助人们理解通信结构，使人们从不同结构的连接中获得整体印象，揭示系统的各种元素及其相互关系和约束，并掌握每个元素和系统之间的关系以预测通信过程和效果。因此，信息交换模式的研究是探索信息交换规律的关键。通过合理的信息交换方式，可以描述信息交换过程的特点和信息流的运动规律，指导信息的组织，处理，检索，检索和传播。

　　#传统;

　　在传统的信息科学研究中，根据信息交换的特点，信息交换可以分为两种模式:一种是正式的沟通模式，另一种是非正式的沟通模式。非正式通信模式，也称为直接通信，是指信息生产者与信息使用者之间的直接信息交换。它是历史上最早的传播方式。今天，我们无法通过文学系统和文学。在工人的帮助下进行的信息交换称为非正式沟通。形式传播模式，也称为间接传播，是指通过文献和文献系统进行的交流。文档系统包括文档编辑，打印和分发系统，文档工作系统和文档传送系统。信息的生产者和使用者通过文件系统的中介进行通信，以达到间接信息传递的目的。

　　显然，一般信息可以通过正式和非正式的信息交换方式进行传播，这两种形式的交流起着很大的作用，不能以一种形式相互替代。形式。

　　但是，由于档案的自然形成，档案信息的原始制作者并不清楚。因此，信息的生产者和使用者之间几乎没有直接的非正式沟通形式。 (当然，如果存档信息已被转换成其他类型的信息，如书籍，材料等。存档信息的原始内容也可以通过非正式通信模式传输，这使得存档信息在术语方面缺乏优势传输速度，反馈速度，选择性和针对性，但由于档案的原始信息只能通过正式的信息交换方式进行传递，档案信息具有社会监督系统的检验，比其他信息更科学，更可靠。信息来源。

　　4实施文件信息交换

　　文件信息交换必须以多种形式进行，具体的沟通方式是:●提供文件读取，贷款，直接配送信息;

　　●制作目录，材料和完整传输信息;

　　●选择技术和其他材料来积极传输信息;

　　●使用各种会议及时提供信息;

　　●签发文件证书，扮演文件凭证的角色;

　　●提供文件的副本以方便文件的使用;

　　●突出重点，主动开展决策信息保护;

　　●发布档案历史资料，扩大档案使用范围;

　　●组织档案展览，提高档案的影响力;

　　●建立档案信息市场经济实体，推广档案信息产品;

　　●使用现代手段快速广泛地在档案中传播电子信息。

　　随着信息技术的发展，对档案信息交换方式的研究应特别关注档案信息交换网络的形成和图书馆间协作的实施。

　　(1)档案信息交换网

　　档案馆网络是将各种档案和档案从上到下，从纵向到横向，系统地，科学地形成全国各级统一，多形式，多层次，多功能，分布均匀，协作的系统。文件网络可以包括三级:第一级是文件组织网络，第二级是文件工作信息网络，以及文件信息传输网络。

　　形成文件工作信息网络必须建立一个全面的，多层次的档案目录中心，形成一个中央，省级和区域三级文件目录中心并连接成一个网络，利用先进的技术和设备组成A整合档案信息的通信网络。

　　文件网络建设可以弥补地区间档案的差异，有利于促进图书馆之间的信息交流，满足新时期社会的需求。

　　档案网络的建设是提供档案信息的社会发展的要求。档案网络建设是社会发展的客观规律和档案的必然发展。

　　(2)加强图书馆间合作## ;图书馆间协作是丰富馆藏的有效方式，是满足用户需求的有效方式，也是改善档案工作的有效措施。图书馆间协作不仅有助于提高档案业务的管理水平，增强档案馆的馆藏能力，优化档案馆的使用条件，还有助于推动档案网络系统的建设，促进档案馆的全面发展。开发和利用档案信息资源。它还有助于促进现代技术的共同改进，实现信息资源的共享。

　　图书馆间合作的方式可以是:用于建立工作信息，组织访问，提供档案，交换档案，举办档案展览，举办各种学术报告和研讨会。