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档案管理公司告诉你档案标引的含义
来源:www.cqnuoxin.cn 发布时间:2019年05月13日

  一、档案标引概述

  档案标引是对文件或檀卷的内容进行主题剖析, 依据检索言语赋予检索标识的进程。依据分类法给予分类号标识的进程, 称分类标引; 依据主题法给予主题词标识的进程称主题标引。

  所谓主题, 是指档案文献所记载和触及的详细目标与问题,即档案的中心内容。

  (一) 档案标引方法

  (1 ) 全体标引: 即对一份档案的全体主题用一个标识进行归纳式标引;

  (2 ) 全面标引: 对一份檀卷或文件的各个部分主题或主题要素别离标引;

  (3 ) 弥补标引: 又称剖析标引, 即除了对档案的全体主题进行归纳性标引外, 再挑选单个重要的部分主题或主题要素作独自标引;

  (4 ) 要点标引: 只挑选档案中对本单位服务目标有价值的单个部分主题进行标引。

  其间, 全体标引标引深度较小, 常以檀卷为单位进行, 不能全面反映档案的主题内容, 为浅标引方法, 不能很好满足档案检索的需求; 全面标引能比较深化、全面地提醒文件或檀卷的各个主题, 标引深度大, 为深标引方法, 但标引作业量也大为增加;

  要点标引只适用于专业性档案机构, 不能广泛选用。所以, 就目前状况来看, 上述三种标引方法各有局限性。在档案检索还停留在手艺检索阶段的状况下, 为了既进步检索功率, 又加快标引速度, 以选用弥补标引方法为宜。因为檀卷标题一般可全面、精确地归纳卷内文件主题, 一起每个檀卷卷首都附有卷内文件目录,列举了卷内文件的首要内容和成分, 所以在实践标引进程中能够檀卷标题和卷内文件目录为首要依据, 先将檀卷的全体主题标引出来, 然后依据卷内文件标题有挑选地弥补标引某些重要的部分主题, 到达适度标引的目的。当档案标题不能切当表达文件或檀卷的主题时, 须依据档案的正文或其他特征进行剖析, 确保标引的精确性。

  (二) 档案标引深度

  标引深度指标引一份档案所用的标识数量。所用的标识少,标引深度就小, 称之为浅标引; 所用标识多, 标引深度就大, 称之为深标引, 标引深度越大, 供给的档案途径就越多, 文献的利用率也会随之进步。但标引深度并不是没有限制的, 因为标引用词过多, 必然将一些情报价值不大的内容标引出来, 这样反倒会影响检索功率。因而, 手艺检索体系中规矩标引深度在5 以内,机检体系对标引深度要求不是很严厉, 一般以5~15 为宜。

  (三) 档案标引程序

  (1 ) 审读文件、檀卷, 了解档案所论说的内容。首要经过落款来确认档案主题, 假如落款不能切当反映文件内容和成分, 再查阅正文、文头、文尾和附加符号等, 力求精确把握档案的主题。

  (2 ) 进行主题剖析, 确认主题类型与结构。

  (3 ) 查表, 转化主题概念。将档案的主题概念剖分出来后,即可从档案分类表和主题词表中选定相应的分类号和主题词进行概念转化, 对于多主题的档案应分化成几个单主题进行标引。

  (4 ) 给出档案标识。

  (5 ) 作标引记载。对标引的成果以及标引中所处理的某些问题( 如增删主题词等) 进行记载, 以不断进步标引质量。

  (6 ) 校对审阅。首要审阅主题剖析是否全面、精确, 主题概念的转化是否契合标引规矩, 标引记载有无差错等。

  (四) 点评档案标引质量的规范

  (1 ) 收罗度: 即标引成果收罗文献主题的规模。假如将一份档案的悉数主题都标引出来, 那么就到达了最高的收罗度, 但在实践标引进程中往往不或许到达最高的收罗度。原因有二: 其一, 进步收罗度可进步检全率, 但一起意味着检准率的降低; 其二, 主题有主次之分, 假如对所有的主题都进行标引, 那么从某一非有必要主题下手查找档案, 就很有或许检出不太相关的档案。因而, 不用对所有的主题都作标引, 也便是说, 标引的收罗度应该适中, 应保持在既有较高的检全率又不太影响检准率的规模之内, 即要进行适度标引。

  (2 ) 专指度: 标引的专指度指检索标识表达档案内容的切当程度。假如检索标识太泛指, 其意义大于档案主题概念, 将降低检准率; 假如标识的意义小于档案主题, 则会影响检全率, 构成漏检。

  (3 ) 共同性: 标引的共同性是指对主题内容相同的档案标引的成果应该共同, 假如对同一主题内容的档案赋予不同的标识,必然会构成该主题档案的涣散, 影响检索功率。在对同一内容档案的标引中, 不同的标引人员所给标识往往不同, 同一人在不一起间的标引成果也往往不共同。因而, 标引共同性是在档案标引中急需解决的问题。可选用以下措施进步共同性: 在标引时严厉遵守标引规矩; 选用统一的检索言语进行标引; 对组配标引、上位词、相关词标引及弥补新词等进行记载, 留作以后参阅。

  二、档案主题剖析

  档案主题剖析, 是依据档案标引和检索的需求, 依据必定方法, 对档案内容进行剖析, 提取档案主题概念, 确认档案主题的类型与结构的进程。它是档案标引的首要步骤, 也是档案信息前处理进程中智力耗费较大的阶段, 档案主题内容的杂乱性与标引人员常识水平的有限性, 档案主题内容的客观性与标引人员剖析判别的主观性等方面的矛盾使得档案主题剖析进程的误差难于避免, 构成档案信息失真现象。主题剖析的质量怎么, 直接联络到档案标引的效果甚至整个档案检索体系的检索功率, 因而, 须把握档案主题剖析的根本方法, 在充沛把握档案主题类型及其构成要素的根底上, 依照档案检索体系的详细要求, 对具有检索意义的档案主题概念进行提炼和取舍, 使档案主题剖析到达较高水平。

  (一) 档案主题剖析的依据

  剖析档案主题的依据首要为档案落款、文件版头、附加符号甚至正文等, 其间档案落款是作者对档案中心内容的归纳, 一般都能正确反映档案的内容和性质, 但也有一些档案落款不能精确表达档案的中心内容, 所以落款不能作为档案主题剖析的唯一依据, 此时就需查阅文件版头和附加符号。文件版头包括作者、收文机关、文件字号、时刻、密级等内容, 经过它有助于清晰文件的详细内容、运用规模及参阅价值等。当从标题、文件版头和附加符号还不能断定档案主题时, 就有必要浏览正文。经过翻阅档案正文能够了解其撰写目的、中心内容, 然后确认档案论说和研讨的主题。

  事实上, 在绝大多数状况下, 仅以档案落款为依据根本上就能敏捷、精确地断定档案的主题, 这是由档案落款的情报性特色所决议的。所谓落款的情报性, 是指文献落款反映文献主题的全面性、精确性程度。因为对拟写档案落款有比较严厉的规矩和要求, 构成了档案落款规范性的特色。普通档案落款一般由作者、事由、文件( 或檀卷) 称号三部分组成, 并标明了发文机关称号, 其间含有很多可供检索的内容特征和方法特征, 相对于其他文献标题而言能更精确、完好地归纳档案的主题内容, 具有较强的情报性。例如, 从《中共中央关于文电统一办理的方法》、《财政部关于节省事业费开支的规矩》、《山西省公民政府关于修路架桥的决议》这些落款, 就能清晰判别档案的主题。

  档案落款不能直接、精确地反映档案主题内容的状况一般有下面几种:

  (1 ) 落款过泛, 如《1990 年作业方案》。

  (2 ) 落款过窄, 未包括档案中有检索价值的主题内容, 如《关于国有企业吞并联营的查询》, 档案中实践论说了有关工业经济体制改革的各方面内容, 落款中未作充沛反映。

  (3 ) 落款意义不清, 如《211 课题研讨纲要》。

  (4 ) 落款中无主题事项, 如《武汉市公民政府公告》。

  (5 ) 落款与正文不符, 如落款为《关于在职人员职务调整的告诉》, 正文内容却是有关职称评定的。

  当遇到上述状况时, 就须从档案正文及其他构成部分剖析档案的主题。

  (二) 档案主题剖析方法

  1 . 对主题类型的剖析

  所谓主题, 是指档案文献所记载和触及的详细目标与问题,即档案的中心内容。

  依主题数量分, 档案主题类型分为单主题与多主题两种。只记载或论说一个事物或一个问题的档案, 称单主题档案, 如经济作物、档案馆建筑设计等; 论说两个或两个以上事物或问题的档案, 称之为多主题档案, 如棉花和大豆的种植与销售等。对多主题档案应分化为几个单主题别离进行剖析。

  依主题的构成要素分, 可分为单元主题和复合主题。单元主题是指由一个主题要素构成的主题, 如农作物、图书馆等, 论说的是一特定的事物目标或问题, 剖析时只须将该主题概念分出即可; 复合主题是指由若干个主题要素结合构成的主题, 如大气污染的防治、我国机构改革现状等, 对复合主题须深化剖析其结构及主题要素之间的相互联络。

  依主题的重要程度分, 分为首要主题和非有必要主题。首要主题是在档案主题内容中作者要点论说的主题, 也称中心主题; 非有必要主题是在档案论及的几个主题中未加要点论说的主题。在进行主题剖析时, 应要点剖析首要主题, 依据标引的需求对其作充沛的提炼, 而对非有必要主题, 则应依据它的实践标引价值决议其取舍。

  依对主题表达的清晰程度, 分为显性主题和隐性主题。显性主题是作者清晰论说的主题; 隐性主题是作者未直接加以表达,而是隐含于档案内容之中的主题。对显性主题的剖析较为简略,可依据档案落款或正文直接提取主题概念, 而隐性主题则易漏标, 须在深化了解档案内容的根底上进行剖析和提炼。

  2 . 对主题结构的剖析

  主题结构是指构成主题的要素( 主题要素) 以及这些主题要素在主题中的效果和相互联络。单元主题结构简略, 只由一个主题要素构成, 而复合主题结构杂乱, 一般由几个主题要素构成,因而剖析主题结构, 首要是针对复合主题而言。主题要素分为下列五种:

  (1 ) 主体要素。即文件或檀卷中论说的关键性主题概念, 是主题中的中心部分。凡具有独立检索意义的主题概念, 都可作为主体要素。如《××县公民政府关于加强粮食收买作业的决议》,其间的“ 粮食收买作业” 即为主体要素。

  (2 ) 通用要素。即构成主题的通用概念。凡是没有独立检索意义的一些主题概念要素, 如研讨、方法、设备、总结等, 均为通用要素。它们一般不能作为检索入口, 在主题中首要对主体要素起细分效果, 用以弥补阐明主体要素。如“拖拉机的出产规划” 这个主题中, “规划” 为通用要素。

  (3 ) 方位要素。即档案所论说的目标所处的空间、地理方位等主题要素, 它对主体要素地点的空间、地理方位起限制效果。如“ 北京市发展乡镇企业状况的报告”, 其间“北京市” 为方位要素。

  (4 ) 时刻要素。即档案所论说的目标所处的时刻规模的主题要素。如朝代、年代、年度等, 它也对主体要素起限制和修饰效果。如“ ××省公民政府1986 年度作业报告” 其间“1986 年”为时刻要素。

  (5 ) 档案类型要素。即表明档案品种或文件称号的主题概念, 如会议记载、指示、告诉、报告、通报、指令等。

  上述五种主题要素的组配次序如下: A - B - C - D - E, 不同档案主题所包括的主题要素多少不同,应依据标引深度的要求挑选应该标引的主题概念。例如“ 我国五期间业经济体制革究告” 包括了上述五种要素, 假如标引深度规矩为3的话, 那么只能挑选“ 工业经济—经济体制改革—我国” 进行组配标引。档案主题概念, 除主体要素不能省掉外, 其他要素都可依据要求在标引中略去不标。确认主题结构的进程, 也便是对复合主题进行概念分化的进程。

  3 . 对主题要素间相互联络的剖析

  主题要素之间的相互联络首要有下面几种:

  (1 ) 限制联络。表明事物与事物的某一特色及方面, 如“ 汽车的保养”。

  (2 ) 交叉联络。表明具有概念相交联络的同级事物或目标,如“ 水生哺乳动物”。

  (3 ) 运用联络。表明某种学科、原理、方法、资料、设备、工艺等在某方面的运用, 如“ 激光技能在医学中的运用”。

  (4 ) 影响联络。表明某事物对另一事物的影响, 如“ 环境污染对生物的影响”。

  (5 ) 因果联络。表明某事物是另一事物的原因或成果, 如“大气污染的危害”。

  (6 ) 比较联络。表明两个或两个以上主题要素之间的比较,如“ 国有经济与个体经济”。

  (三) 档案主题剖析水平及其点评规范

  主题剖析水平是由主题剖析的广度与深度所决议的。依主题剖析的广度, 可分为微观剖析和微观剖析。微观剖析是对档案的全体主题进行全面剖析, 微观剖析是针对档案的部分主题, 有要点地选取单个主题进行剖析。依主题剖析的深度, 可分为归纳式剖析和描绘式剖析。归纳式剖析一般只须分出档案的中心主题,而描绘式剖析则须对档案的各个有检索意义的主题概念进行充沛地提炼和选取。

  应依据档案的不同类型、档案检索体系的特色及特定的检索要求, 采取不同的剖析视点和方法, 到达相应的剖析水平。一般来说, 对普通档案只需作微观剖析和归纳式剖析, 而对科技档案或其他专门档案则应作微观剖析和描绘式剖析。对于选用浅标引的手艺检索体系, 只需分出档案的全体主题和有较大检索价值的主题即可, 而对选用深标引的计算机检索体系, 则要将档案中论说的悉数有检索价值的主题概念都提炼出来。因为不同的检索者的检索要求各异, 应依据档案内容和检索者的详细需求,有针对性地对档案的主题概念进行取舍, 要点提取与检索要求相符或密切相关的档案主题。

  点评主题剖析质量的规范如下:

  (1 ) 主题剖析是否适度。应既不遗失档案中包括的有检索价值的主题概念, 又不将无关紧要的内容剖分出来。

  (2 ) 主题剖析是否正确。分出的主题概念应与档案的实践内容相符。

  (3 ) 是否忽视了隐性主题。隐性主题在档案资料的字面上没有直接反映, 而是隐含于档案内容之中, 极易遗失, 需仔细辨识和提炼。

  (4 ) 是否依检索的详细要求对分出的主题概念进行了取舍。对档案中包括的与检索要求无关或联络不大的非有必要主题概念能够略去。

  (四) 档案主题剖析形式

  档案主题剖析是一种较杂乱的脑力劳动, 受标引人员的主观要素影响较大, 不同的标引人员对同一档案主题剖析的成果有或许不同, 同一个人在不一起间对同一档案主题剖析的成果也或许有差异。为确保主题剖析的质量, 国内外不少学者对文献主题结构的规矩性进行了深化的探索, 提出了不少文献主题剖析的结构形式, 上述对档案主题结构的剖析方法就依据刘湘生提出的主题分面公式, 该主题分面公式已被国家规范《文献叙词标引规矩》所选用。

  不同类型的文献以及不同的学科专业范畴, 其主题结构具有不同的内涵规矩, 因而, 在通用的文献主题剖析形式的根底上,应树立适应各类文献及专业范畴的详细的主题剖析形式, 使之更易于施行。

  档案在其构成进程、论说方法以及检索价值等方面都具有不同于一般文献的特色, 档案主题剖析也有不同于一般文献的特殊要求, 因而, 在套用通用的文献主题剖析形式的一起, 应树立档案文献特有的主题剖析形式, 使档案主题剖析水平得以进步。

  三、档案分类标引

  (一) 档案分类标引的根本规矩

  (1 ) 档案分类标引须依据档案分类准则, 以档案的功能特性及其他特性为依据, 对档案文件进行周密的主题剖析, 查明文件所论说的目标属什么类别, 不能只凭标题进行分类。

  (2 ) 应依据分类表及其运用规矩, 辨明类目的切当意义, 不能脱离类目之间的联络和类目注释的限制来孤登时断定类目的意义。

  (3 ) 档案分类标引须契合专指性要求, 分入最切合档案内容的类目, 只有当分类表中无恰当的类目时, 才能分入上位类或相关类, 并作出记载, 以确保标引的共同性。

  (4 ) 档案分类标引应供给必要的检索途径, 为充沛发挥档案的效果创造条件。当一份文件或檀卷触及两个以上主题时, 可标引一个以上的分类号, 但应避免过度标引, 最多不宜超过三个分类号。

  (5 ) 档案分类标引的内容有必要是文件或檀卷中比较详细论说了的, 有必定参阅价值, 能够成为检索目标的。具有了上述条件不予标引, 为标引缺乏; 未具有上述条件而给予标引, 则为标引过度, 总归应进行适度标引, 确保较高的检索功率。

  (二) 档案归类方法

  档案内容非常繁杂, 有的只记载或论说一个事物或一个问题, 称单主题档案; 有的论说两个或两个以上事物或问题, 称之为多主题档案。单主题档案又有单元主题和复合主题之分, 复合主题也便是所谓的多要素主题。依据档案主题不同的状况有不同的归类方法。

  1 . 单主题档案的归类

  (1 ) 只记载或论说一个事物或一个问题, 内容比较专注的单主题档案, 依其内容的功能性质归类, 如“ 中共中央关于整党问题的决议”, 入“A251”。

  (2 ) 从不同的方面来论说同一事物的档案, 应按分类表中有关集中与涣散的要求, 归入相应类目。如“ 棉花种植”, 入“MA12” 农业类, “棉花购销”, 入“LA311”商业类。

  (3 ) 论说同一事物的两个或两个以上方面的档案, 若论说的方面是归于同一功能同一类其他, 应归入其上位类, 如“ 常识分子入党和提干问题”, 入“A2” 安排类; 若归于不同功能类其他, 依档案论说的事物的首要方面归类, 如“ 关于进一步做好市场办理加强物价查看监督的告诉”, 入“J44”物价查看监督类。

  (4 ) 从几种功能作业视点归纳论说一个主题的档案, 按其首要功能归类, 如“工青妇安排和党政部门关心大龄未婚青年”,入“C191” 民政类。

  2 . 多主题档案的归类

  一份档案论说两个或两个以上主题时, 标引时应剖析各主题之间的联络, 确认给予一个或几个分类号。

  (1 ) 并排联络。三个以下并排主题, 应别离给予分类号, 如“关于加强民航捍卫与铁路捍卫作业的告诉” 别离给予两个分类号“C3317”和“C3315”。假如并排主题超过三个以上, 又归于同一上位类, 则归入其所属上位类, 如一份档案论说了函授、夜大、电大、自学考试等内容, 应归入其上位类“GB8” 成人教育和继续教育类。

  (2 ) 从属联络。即上下位类联络, 一般归入上位类, 如“ 职业技能教育与中专教育”, 入“GB5”。假如两个具有从属联络主题中要点论说的是较小主题时, 则归入下位类, 如“ 档案事业与文书立卷” 要点论说文书立卷归档方面的内容, 入“GA933”。

  3 . 多要素主题档案的归类

  (1 ) 因果联络。按成果一方归类, 如“ 因为忽视航空安全查看构成××飞机失事的查询报告”, 入“ PC34”。

  (2 ) 影响联络。一般按受影响一方归类, 如“ 新技能革命对档案事业的影响”, 入“GA93”; 假如论说一事物在各方面影响的则依发生影响的主题归类, 如“新技能革命的影响与成果”,入“ H111” 科学技能类。

  (3 ) 运用联络。按运用到的主题归类, 如“ 计算机在档案作业中的运用”, 入“GA93”; 假如是归纳论说一主题在各方面运用的状况则按被运用的方面归类, 如“ 计算机在图书情报、档案作业中的运用”, 入“NK36”。

  (4 ) 比较联络。一般按作者所要阐明的主题归类, 如“ 个体经济与国民经济的比较”, 作者要点论说的是个体经济, 入“J66”。必要时, 也可将被比较的几方别离归类。

  (三) 档案分类标引实例

  1 . 建设部关于加强城市规划作业的告诉

  主题剖析: 单主题, 为单元主题, 直接归入相应类别即可。

  标引成果: R12

  2 . 石油化工产品出产办理法令

  主题剖析: 单主题, 多要素主题, 用专用复分表细分。

  标引成果: NR2042

  阐明: 042” 为“工业专用归纳复分表” 中“ 出产、技能办理” 的复分号, 标引时直接加在主类号后即可。

  3 . 新洲县委、县政府关于1985 年捍卫作业、机要作业的规划

  主题剖析: 多主题, 包括两个并排主题, 即(1 ) 捍卫作业规划; ( 2) 机要作业规划, 应别离标引。

  标引成果: ( 1) C3311 - 32; ( 2) B223 - 32

  阐明: “ - 32” 为“ 归纳复分表” 中“ 规划” 的复分号。

  4 . 空气污染对儿童健康影响的查询

  主题剖析: 多要素主题, 各主题要素之间为影响联络,依受影响一方归类。

  标引成果: GC42 - 61

  5 . 激光技能在医学中的运用专题报告

  主题剖析: 多要素主题, 各主题要素之间为运用联络,依运用到的一方归类。

  标引成果: GC8

  6 . 省(市) 级机关文书处理作业和档案作业暂行法令

  主题剖析: 多主题, 即(1 ) 文书处理作业法令; (2 ) 档案作业法令

  标引成果: ( 1) B221 - 13; ( 2) GA933 - 13

  阐明: 当查到“B225 档案室作业” 时, 下注“ 宜入GA933”。

  7 . 冶金矿山地下建筑设计

  主题剖析: 单主题

  标引成果: NG69193

  阐明: 此处选用了仿分的方法, “93” 为仿R413 分时所得的“地下建筑” 的分类号。

  8 . 纺织机械设备办理方法

  主题剖析: 单主题

  标引成果: NJ37048∶NV7048

  阐明: 此处选用了组配编号法, 将纺织机械设备办理集中在“NJ37 专用机械设备” 类, 其间“048” 为工业专用复分号。

  9 . 新疆财政状况统计查询

  主题剖析: 单主题, 先用“ 归纳复分表” 复分, 再用“我国区域表”复分。

  标引成果: KA7 - 33 [ 65 ]

  阐明: “ [ 65 ]” 为“我国区域表” 中“新疆” 的复分号。

  10 . 海洋污染源的查询研讨与总结报告

  主题剖析: 单主题, 具有“ 归纳复分表” 中两种以上特征的档案, 挑选其间首要的一种加以复分。

  标引成果: TA76 - 61

  阐明: “ - 61” 为“查询研讨” 的归纳复分号。

  四、档案主题标引

  (一) 档案主题标引的一般规矩

  (1 ) 档案主题标引有必要客观地、直接地反映档案论说或触及的事物和问题, 不应掺杂标引人员的臆测和褒贬。

  (2 ) 档案主题标引应遵从专指性准则, 即挑选词表中最专指、最恰当的主题词进行标引, 当词表中有表达该主题概念的专指词组时, 不得选用其上位词或下位词, 也不得进行组配标引。

  (3 ) 当词表中没有专指词时, 应挑选最直接、最相关的两个以上的主题词进行组配标引; 当组配标引不能精确地表达主题概念时, 可选用最附近的上位词或相关词进行标引; 当用上位词、相关词标引也不合当令, 可选用自由词标引或增词标引。

  (4 ) 选定的主题词应是词表中的正式主题词, 书写方法要与词表中的词形共同, 不能随意更改或省掉。

  (5 ) 每一份档案的标引深度, 准则上应以能精确、完好地表达档案主题内容, 充沛提醒出有检索意义的档案信息以及检索体系的处理能力为依据。一般文件级可标3~8 个主题词, 檀卷级可适当增加。

  (6 ) 标引时要注意反映档案中新观点、新政策、新成果, 尽量向利用者供给更多的信息。

  (二) 主题词组配规矩

  所谓主题词的组配, 是指经过两个或两个以上主题词的逻辑组合来表达一复合主题概念。组配标引的规矩如下:

  (1 ) 组配有必要是概念组配, 而不应是字面组配。概念组配依据概念逻辑原理, 重在拆义, 而字面组配以构词法为根底, 重在拆词。如“ 键盘乐器的制作”, 这一主题概念运用“ 键盘乐器—乐器制作” 进行概念组配, 而不能用”“ 键盘—乐器—制作” 单纯从字面上组配。判别是否为概念组配的规范是看被组配的主题词在独自运用时会不会发生意义失真和有无检索意义。

  (2 ) 运用词表中最专指的词进行组配, 不能越级组配。如“业余校园的安排办理” 运用“业余校园—校园行政” 组配, 而不能用业余大学—校园行政” 也不能用“校园—校园行政” 组配。

  (3 ) 假如被组配的词之间为交叉联络, 用“ ∶” 组配符号,假如是限制联络则用组配符号“ —”。

  (4 ) 当复合主题中含有多个主题要素时, 应按其重要程度确认组配的次序, 并依据标引深度的要求对其加以取舍。当标引深度超过规矩时, 可略去非有必要的主题要素。

  (5 ) 当一份档案中有两个或两个以上主题, 组配时或许发生假联络时, 应对每一个主题别离进行组配标引。

  (6 ) 组配的成果应概念清楚, 意义切当、专注, 逻辑合理,当组配有或许发生歧义时, 应改用上位词或相关词标引, 或弥补新词。

  (三) 档案主题标引实例

  1 . 国务院关于加强精神文明建设的告诉

  主题剖析: 单元主题

  标引成果: 精神文明建设

  2 . 普通高等校园函授教育暂行作业法令

  主题剖析: 复合主题, 选用方面词组配标引。

  标引成果: 高等校园—函授教育—法令

  3 . 国务院关于老干部离休、退休准则的规矩

  主题剖析: 多主题, 别离标引。

  标引成果: 1) 老干部—离休准则—规矩; ( 2) 老干部—退休准则—规矩

  4 . 中华公民共和国1987 年国库券法令

  主题剖析: 复合主题, 方位要素和时刻要素在此不能省掉。

  标引成果: 国库券—法令—我国—1987

  5 . 1950 年湖北省农业增产方案草案

  主题剖析: 复合主题, 方位要素和时刻要素略去不标。

  标引成果: 1) 农业方案: 出产方案—草案; ( 2 ) 出产方案: 农业方案—草案

  阐明: 词表中无“增产方案” 一词, 用其上位词“ 出产方案” 标引, 并与“ 农业方案” 一词轮排,供给另一条检索途径, “ 草案” 一词作为检索入口意义不大, 故不参加轮排。

  6 . 1994 年钱塘江水情预报

  主题剖析: 复合主题, 此处不能省掉方位要素和时刻要素。

  标引成果: 水文预报—钱塘江—1994

  阐明: 词表中无“钱塘江” 一词, 在此作自由词标引。

  7 . 中华公民共和国技能合同法

  主题剖析: 复合主题, 应标引方位要素。

  标引成果: 技能合同法—我国

  阐明: 词表中无“ 技能合同法” 一词, 此为漏收的重要主题概念, 作增词标引。

  8 . 国务院关于违背财政纪律处罚的暂行规矩

  主题剖析: 复合主题, 此处不能省掉文件类型要素。

  标引成果: 违背财经纪律—惩罚—法规

  阐明: 文件类型要素标引时一般能够略去, 但具有法规效果的文件称号和专门性文件称号一般应当标引。

  9 . 火工品可靠性实验报告

  主题剖析: 全体主题为“火工品可靠性实验”; 部分主题为“电雷管可靠性实验”、“导火线可靠性实验”、“拉火管可靠性实验”。

  全体标引成果: 火工品—可靠性实验

  全面标引成果: 1) 火工品—可靠性实验; ( 2 ) 电雷管—可靠性实验; (3 ) 导火线—可靠性实验; ( 4)拉火管—可靠性实验

  弥补标引成果: 1) 火工品—可靠性实验; ( 2 ) 电雷管—可靠性实验

  要点标引成果: 电雷管—可靠性实验

  10 . 关于加强产品质量办理的决议( 全国质量办理作业会议文件之一)

  主题剖析: 复合主题

  标引成果: 1 ) 质量办理—会议文件; (2 ) 产品质量—质量办理

  阐明: 此处选用了归纳标引与涣散标引相结合的方法,在对一次会议构成的系列文件进行归纳标引的一起, 对其间的单份文件进行涣散标引。

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