档案的价值客观存在，档案价值的实现有一定的规律可循。研究和掌握实现档案价值的规律性，是在尊重档案的基础上，在档案中发挥更加合理有效的作用。根据档案界多年的讨论，实现档案价值的法则可归纳如下：

　　一，文件值的扩展规律

　　由于档案的原始可记录性，内容和版本的唯一性，可以扩展和开发档案值。它的扩展具有一定的规律性，可称为归档值的扩展规律。文件值的扩展主要表现为两种形式：

　　(1)由于价值主体的扩大而导致的文件价值扩大

　　这意味着随着时间的推移，可能与文件相关的人数逐渐增加，并且文件用户的需求范围正在扩大，这导致文件值的扩展。

　　扩展文件值主题的主要原因是：

　　首先，档案馆的作用已经从形成机构扩展到整个社会。根据档案的形成规律，档案形成后，作为机关工作和生产活动的必要条件，主要是为了这个机关(包括各种企事业单位)的目的。管风琴知道过去的情况，做出决定，处理实际的工作并做出未来的预测，所有这些都无法与自己形成的档案信息分开。在此期间，社会上其他机构对这些文件的使用需求并不突出，而且一般难以实现，因此文件的用户主要限于文件形成机构。档案在这一时期的作用主要体现在对行政工作和商业活动的信息支持上。价值主体受到更严格的限制。用户及其需求受到一定程度的限制，相对简单明了。

　　经过一段时间，档案馆目前的作用逐渐消退甚至结束。即使政府仍然需要一些，作为社会财富，作为社会信息系统的一部分，其长期价值和综合作用将突破其形成机构的范围。并强调了社会各方面对需求的使用。用户范围从文件形成机构扩展到全社会，档案价值主体突破了初始限制，形成了丰富多样的价值形态。

　　其次，文件机密性程度正在下降。档案是社会生活的真实记录。在阶级社会中，不同的国家，政党，团体，机构，企业，机构和个人仍然有自己的政治和经济利益。因此，一些活动记录不得公开，这使得某些文件即使在转换成文件后也具有一定的机密性，并被分类为不同的秘密级别，如绝密，秘密和秘密。所谓的机密性是限制使用，文件的机密性程度，实质上是文件使用的范围和程度。在世界上任何时候从未对任何人保密的档案仅限于某些人在某些时候使用的档案。允许较少使用保密期内的文档和文件，并且与这些文档或文件的关系可能较少。文件值的实现仅限于可以访问文件的用户。

　　档案的机密性不是一成不变的。随着时间和条件的变化正在发生变化：一些档案在几年后仍然保密。例如，一些历史档案很长很长，但它们涉及国家政治，军事机密和科学。保密必须保密;一些文件在一段时间后保密性降低;其他人失去了保密。例如，解放战争中“三大战役”的相关文档在形成的早期阶段无疑是非常机密的。但是，由于中华人民共和国成立后情况的变化，一些文件的发表更有利于学习和研究，因此其中一些文件是公开的，不再保密。一般来说，文件机密性的逐渐削弱和减少是一种普遍趋势。文件机密性的强度与长期保存时间成反比。随着时间的推移，过去感兴趣的重大问题逐渐成为历史痕迹，保密的必要性逐渐消失。文件机密性程度的逐渐下降表明限制的放宽和文件用户范围的扩大将不可避免地导致文件价值的更广泛实现。

　　(二)由于档案作用性质的变化而导致价值扩展

　　档案对于利用者的有用性是多方面的，而这些用途并不是同时显现出来的。随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围得以扩大，档案的作用性质也会发生变化，呈现出档案价值的多元性特征。

　　一般说来，档案形成之初主要发挥行政或业务方面的作用，随着现行期的结束，档案的作用逐步从单纯的行政，业务的信息支持扩展到科学，文化，教育，司法，休闲等各个方面这是因为档案的前身 - 文件是以处理现行事务为目的的，文件转化为档案之初，档案与现行事务还有着多方面的关系，其中有些政策，法令性文件还具有现行效用，现行。机关在日常工作中经常需要查考这些档案，因此，这时档案的行政作用是主要的。随着时间的推移，保存时间较长的档案与现行事务的联系越来越少，行政查考的必要性逐步减少，对档案利用的限制逐步减少，利用者可以从科学文化，历史研究的不同角度利用档案，从而使档案的多方面作用凸现出来。

　　档案作用性质的扩展表现为档案不仅可以用于与其相应的活动，如行政档案用于行政工作查考，基建档案用于房屋维修等。同时可以发挥多种作用，有些甚至超出档案形成者的预想。如行政管理活动中形成的档案，可为人口学研究提供微观数据;技术图纸可作为边界谈判等政治斗争的证据;账本，房地契可作为经济史研究的素材等等，从而增加了档案价值实现的领域，形式与可能性。

　　XX 理解文件价值扩展规律对于处理文件管理中当前与长期，部分和整体，机密性和开放性之间的关系具有科学的指导作用。具体表现如下：第一，正确理解单位内部档案和公共档案的服务方向和功能定位。内部档案一方面应服务于单位，促进档案的第一价值的实现，并积极积累长期使用。值文件为实现存档的第二个值创建条件。公共档案馆应采取各种措施，扩大服务范围，促进档案价值的扩大。其次，确定合理档案的归档和移交时间，建立合理的馆藏结构，以适应不同时期档案价值实现的特点和要求。第三，在档案评估工作中，从综合历史发展的角度分析档案的价值，避免片面性。四，坚持正确的保密概念，对保密要求的文件采取适当的保密措施，同时制定和实施密度减解和解密系统，并根据客观实际情况的变化及时调整文件保密水平。减少和解密，并扩大使用范围。五是树立服务理念，依法积极开放档案，推动档案从封闭，半封闭到开放，更合理，更广泛地发展档案信息资源，服务社会各方面，研究档案的作用。档案在不同时期。在现场，及时推进档案价值的合理扩张。

　　二，文件值的时效法则

　　及时性是指在一定时期内发挥作用的事物的特征。文件价值的及时性意味着档案对社会的有用性是有时间限制的。某些文件在一段时间内对用户有价值。超过此时间限制后，该值将减少或丢失。该法可称为文件值的时效法。

　　文件值的及时性主要体现在两个方面：

　　(1)档案与用户需求之间关系的及时性

　　并非所有文件都具有相同的使用寿命，无论其使用寿命如何，仅在其有效性方面，有些文件在纸张加工过程结束后被淘汰，有些文件在当前或半流程期间有价值，有些可能当它进入非当前时期时保持有用性并且总是有用的。从某种意义上说，档案的价值识别是理解和确定档案价值的时间限制。档案存储期是档案有效期的具体体现。找出档案的时效期限，划分档案的保留期是一项非常复杂和重要的任务。

　　不同类型文件的及时性具有不同的特征。文档文件的限制期通常取决于人们对其记录内容的认知程度和需求，并且具有一定的不确定性，灵活性或跨度。某些类型文件的及时性相对清晰。例如，一般交易通知在通知执行后基本消失，合同和协议文件的及时性与其有效期直接相关。科技档案的时效期限因类别而异。更多的天文，水文，调查，气象和其他档案积累，更容易找到规则。因此，有效期很长，并且记录了相当一部分工程技术文件的有效期，并且反映的物理生命直接相关。例如，基础结构文件反射的对象是某个建筑物或结构。设备文件反映了某种设备。一旦实体对象被废弃或不再存在，文档在这些文件中的角色就会大大减少。由于技术的快速发展，这些文件所承载的静态知识老化周期变得更短，其参考作用将变得更小甚至微不足道。如果将新产品，新技术或新技术档案材料及时转让给他人参考，人们可以吸收他们的科技成果，节省时间和精力，创造新的科技成果。如果关闭几十年，它可能毫无价值。

　　从价值主体的角度来看，用户的一些需求也是时间敏感的。如果用户的需求未及时满足文件，则某些文件值将无效或变得毫无意义。例如，当人们需要使用某些文件信息进行决策，判断和获取失败时，一旦做出错误的决定，一些后果很难保存，而这些可用的文件错过了实现凭证价值的机会。另一个例子是，假设浙江省建筑设计院在重新钻探钱塘江桥附近的地下水情况后收到了茅以升同志保存的相关信息，这些桥文件的经济价值大大降低。据报道，上海港文艺复兴装卸有限公司档案部门在会计档案中发现公司年度机械维修费用高达50万至80万元。该论点表明，完全可以单独进行这些机械维修服务。结果，该公司采纳了这一提议，每年节省数十万元。另一个例子是香港开平装卸公司的档案部门发现该公司近年来未能找到公司码头碰撞索赔的补偿证明。公司管理部门在得知事件后立即组织调查，并追回3万多元赔款。如果仅在几十年后打开档案之后才发现这两个例子所反映的情况毫无意义。

　　(2)档案价值模式的及时性

　　从文件值扩展的规律来看，档案对用户有很多影响，因而具有各种价值形式。这些效果通常在不同的时间段内发挥作用。例如，在档案形成之初，它主要基于行政和商业职能，后来转向其他角色，如科学和文化。例如，一些具有行政和法律效力的文件在到期日后失去了行政和法律约束力，但它们仍可能具有参考和研究价值。不同账户的不同角色表明，档案可以在不同的时间段内形成具有不同用户需求的不同值。社会，政治，经济和文化条件也对实现不同形式档案的价值产生直接影响。在了解这一趋势的同时，档案工作者还应掌握变革的时间和阶段，以防止错失一些价值实现的机会。例如，文件档案中的行政文件和行政管理活动的一些原始记录，如果及时整理出来，可以从中吸取大量的经验教训，作为实际工作的参考。经过数十年的研究，档案的作用已基本消失，其余的主要是历史数据。

　　了解文件价值的时效规律有利于档案工作者用辩证思维理解时间对档案价值的影响，正确判断不同档案的及时性，失去开发档案信息资源的机会，积极提供利用率以防止它及时。由于提供得太晚，所使用的文件会丢失部分或全部价值。

　　三，文件值的条件法

　　档案价值的关系不是自然的，而是通过主体与客体之间的互动和互动形成的。这种联系和作用是使用档案。档案的使用是产生和实现档案价值的中介和必要条件。在不使用活动的情况下，不能形成用户与文件之间的价值关系，也无法讨论文件值的实现。

　　档案使用活动的可能性，广度和有效性取决于某些条件。当文件不为用户提供有用性时，其值可能。在某些条件下，文件被用户有效利用，产生社会或经济效益，其潜在价值可以转化为实际价值。各种条件对价值实现的影响被称为实现档案价值的条件法。这些条件涉及很多因素，可归纳为以下三个方面：

　　(1)社会环境

　　社会制度，相关的国家法律法规，政策，政治经济形势等对档案的档案使用程度有很大的影响，从而直接影响档案价值关系的形成和实现。

　　在奴隶社会中，封建社会对档案的封锁非常严格。除少数统治者外，其他人无权联系档案馆。即使是“九卿翰林成员终身一瞥”这个词。随着社会民主化程度的提高，越来越多的人获得了使用档案的机会，档案的实现范围也在扩大。

　　一个国家的信息法律，政策和档案工作规则，指南，政策和系统对存档价值的实现也有重要甚至决定性的影响。如果档案工作的指导思想有偏见，重管理的使用很少，或者使用政策不明确，关闭时间长等，最小化和解密制度没有制定或实施，它会对活动的使用施加不合理的限制，影响档案价值的实现。例如，当中国没有文件开放政策时，档案的使用是非常严格的。 1980年，中国提出了开放历史档案的政策。 1987年，《中华人民共和国档案法》明确规定了开放档案的条款，这是该国档案馆的前所未有的使用。自近代以来，世界上普遍存在着提前缩短关闭期和开放档案的趋势。在20世纪50年代之前，它一般在50-60岁左右，然后逐渐缩短到30-50岁。 1966年美国《信息自由法令》宣布后，受其影响的国家进一步加快了档案开放的进程。目前，欧美国家的文件关闭期已缩短至15 - 30年，中国也已根据“档案法”的规定从无限期关闭缩短至30年。同时，它简化了使用程序，从而扩大了使用范围。有效促进档案潜在价值转化为实际价值。因此，要制定积极的档案利用和开放政策，引导和鼓励档案的使用，以各种方式开发档案信息资源，最大限度地发挥档案的作用。如果让文件在仓库中休眠多年，文件的值将被静音，这个宝贵的信息资源将被浪费掉。

　　国家的政治形势和经济状况将直接或间接地影响档案使用环境是否宽松，利用需求是否强烈，提供服务的手段是否先进和方便。

　　(2)社会档案意识

　　人们对档案的理解程度和社会档案的一般知识水平可称为“社会档案意识”。档案的社会需求程度以及档案工作者满足其需求的程度与社会档案密切相关。社会档案意识是一个国家和地区文明程度的象征之一。这取决于社会文明的程度，而社会文明又对其产生积极或消极的影响。社会档案意识对档案价值实现的影响主要体现在档案利用需求，档案利用政策和档案服务理念三个方面。在具有较强社会档案意识的地方和单位中，档案需求量大，档案使用政策明确，档案部门服务意识强，档案价值发挥更好的作用;相反，在不了解和关注档案的地方和单位中，人们不注意档案的存放，也不注意档案的使用。档案的完整性仍然难以保证，开发和利用是不利的。档案的价值难以形成和实现。提高社会档案意识，从根本上取决于社会文明的改善。开展广泛而深入的档案宣传和良好的服务工作，使档案中的人民受益，也是有效的。

　　(3)档案管理水平

　　文件管理级别直接影响文件管理部门提供存档服务，满足社交需求以及用户获取所需文件信息的可能性。从宏观角度看，档案管理是指国家或地区档案工作的总体规划，组织，协调，监督，检查和指导，包括档案管理系统的建立，调整和完善，档案的布局设计和组织。网络和信息网络。建筑，档案法规，政策制定和实施。在微观上，文件管理主要是指制定和实施档案业务，设计和建立档案实体和档案信息管理系统，实现档案实体的收集，整理，识别，存储，统计，检索和提供的具体原则和方法。使用，研发，建立档案信息库和查询系统，并开展网络信息服务等具体服务。这些任务完成后，用户可以轻松顺畅地获取文件信息以满足现有需求，也可能引发新的使用动机，扩大对社交文件的需求，促进文件值的实现。另一方面，如果文件网络的布局不合理，收集不完整，组织不科学，识别偏差，存储不好，拒绝率高，查询繁琐，以及手段是落后的。然后，许多用户将减少或失去使用文件和Demand的愿望，存档的价值只能保持在潜在的状态而无法实现。因此，提高档案科学的管理水平，深入开发档案信息资源，提供优质，高效的服务使用是推动档案价值实现的重要条件。