随着社会信息化的迅速发展，很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。档案是国家的重要信息资源，建立数字化档案资源体系是档案工作适应时代发展要求、满足各领域广泛需求的有力体现。

  纸质文件数字化主要是指使用文件扫描仪等专业设备对纸质文件进行加工，要求一页一页，一年一年有序加工。在这里，纸质文件的数字化加工工作分为三个阶段:扫描加工前、扫描加工中和扫描加工后。分阶段介绍，在具体工作中提出一些建议。

  (一)扫描加工前阶段

  这个阶段是数字工作开展前的准备阶段，是这个工作的起步阶段，也是关键阶段。如果这个阶段的工作做得好，就会为后期工作打下良好的基础。准备内容包括纸质档案准备、基础设施准备、人员准备和相应的管理制度改进。

  1.纸质档案的准备。很多档案工作人员都有很强的工作热情和责任感，希望尽快完成工作。这种想法是好的，但不能盲目推进。在纸质档案准备好之前，不要进入下一阶段，在纸质档案按照档案整理规则完成标准的归档整理后进行。如果纸质档案整理不合格，会进行数字扫描，所以纸质档案一旦需要重新调整，必然会影响相应的数字档案调整。档案整理人员要能熟练掌握各阶段档案整理规则，整理工作包括归档、归档鉴定、保管期限等。

  2.基础设施的准备。纸质档案的数字化工作需要相应的设备和场所。数字化加工场所应该有足够的空间和合理的布局。如果条件允许，可以配备消防系统、门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机和存储介质(如磁带、磁盘、光盘等。).有条件的单位可以配备服务器、备份设备、数字相机等。数字化加工工作也需要相应的软件系统支持，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等。

  3.人员准备。档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员应积极向单位领导汇报反映工作程序和需求，制定工作计划，确定工作形式(独立加工或外包业务)，制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组。工作人员要求责任心强，细心细致，能够严格控制质量，实施数字化加工过程的全过程管理。

  4.管理制度的完善。科学、规范、可行的工作制度可以保证这项工作的顺利有序进行。纸质档案的数字化加工涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等。要做好这项工作，就要从“档案数字化工作管理办法”、“数字化工作流程”、“档案信息保密管理制度”、“档案数字验收工作规则”、“数字化工作制度”、“设备管理制度”等几个方面制定相应的制度。