如何将所有文件转化为实用、有用的信息资源，快速、快速地为用户提供服务，是当前文件管理的一项关键任务。利用数字技术和信息技术将文件转化为数字信息资源，共享和发挥文件的真正作用，是文件数字化的根本目的。

档案数字化的定义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、光学字符识别技术、数字摄影(录音录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，将各种载体的档案资源转化为数字化档案信息。它以数字形式存储，以网络形式相互连接，由计算机系统管理，形成有序的档案信息库结构，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成部分。

文件数字化的主要内容

1.数字化档案目录信息，建立档案目录数据库;

2.载体文件的数字化，如纸质文件、缩微品、照片文件、音频和视频文件等。并建立文件图像数据库或多媒体数据库;

3.收集和建立档案专题信息。

档案数字化的作用

夯实档案信息化建设基础

档案信息化建设是档案管理发展规划的重要任务，其核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案目录数据库建设和重要馆藏档案及照片、音像档案数字化;二是电子文件归档和电子文件管理。

有利于长远发展和保护原始档案

1.用数字文件替换原件可以保护原文件;

2.将数字拷贝保存在不同的地方，并输出缩微胶片以供保存。这样，这些档案在发生自然灾害时不会被破坏，有利于档案的长远发展;

3.恢复档案材料的模糊字迹，修复污损和不完整的照片文件。

提高档案利用率，提高利用率

1.一个文档可以以数字形式提供给多个用户，实现资源共享;

2.数字文件可以通过网络传输，可以异地访问和利用，扩大了文件的利用空间;

3.档案数字化后，将开放档案上传到系统中，用户可以随时使用开放档案，实现档案信息资源的共享。

4.缩短检索时间，大大提高利用效率。

节约成本，提高档案工作者的工作效率

数字化管理后，纸质载体的文件可以转换成机器可读的文件，既节省了存储成本，又节省了占用空间，查阅方便快捷，避免了重复打印数据造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后，档案可以及时归档，并尽快提供利用服务。