声像档案是指单位或个人在各种社会实践活动中，经过摄录手法形成的，具有保存价值的相片、磁带、唱片、磁盘、光盘，缩微片、幻灯片等。它们以感光材料或磁性材料以及光盘等为载体，以印象和声音为首要反映方法，具有生动形象的特点，因此成为当时档案保存的重要方法。

　　相片档案作为声像档案的一部分，以其运用的广泛性和易于收集等特点，被各级档案部分广泛采用。经过多年的研讨探究，国内针对相片档案的管理现已形成了比较成熟的体系和计划。跟着当时科技手法的成熟和进步，大部分单位不能满足于以静态的相片作为原始记载，开始运用音像等方法作为记载社会活动的重要手法，并逐步积累起大量的声像档案，为实际和未来提供生动形象的根据和凭据。如何有效的管理和运用这部分档案材料，成为摆在当时档案管理人员面前的重要作业之一。

　　在档案管理信息化的大趋势下，完成音像档案数字化管理已成为当时急需处理的重要课题。国内档案界针对音像档案管理的体系的研讨和探究文章相对较少，这儿，笔者愿将威海市档案局在音像档案数字化管理过程中取得的一些经验和试尝分享出来，供省内同行共同研讨参考。

　　笔者考察多家立档单位的音像档案管理活动后发现，现在大部分单位对音像档案的管理存在着不同程度的认识不清，管理混乱等状况，首要表现在录音录像带保管条件差，各类音像材料短少必要的辅助性文字说明，甚至为了将保存录音录像的介质重复运用，将原始材料草率刻录光盘后完全抹掉，形成重要音像材料的丢失和破坏等状况。这些现象的存在，严重影响着作为原始记载的音像档案的安全性和完整性。跟着音像档案在各立档单位不断积累，上述问题若不及早处理，必将积重难返，形成大量珍贵档案材料的遗失和损坏，然后给音像档案的管理作业带来不必要的麻烦。

　　在这种局面下，威海市档案局领导清醒的认识到，在当时大多数立档单位音像档案存量尚少、易于收拾的状况下，有必要及时进行数字化加工收拾，编目著录，经过先进的档案管理软件，完成电脑化管理以及网络条件下的视频点播，然后为音像档案储存保管探究一条卓有成效的管理途径。

　　咱们在实践中发现，要完成音像档案的数字化管理，首先需求处理科学设定音像档案在软件体系里的著录项目的问题，其非有必要妥善考虑数字化加工过程中修改设备、视频切割，格局转化等问题。

　　一、 数据著录1、 软件挑选因为音像档案数字化管理运用实践较短，当时流行的各种数字化档案管理软件中，大多没有界说专门的音像档案的著录类别，而仅仅以“专门档案”或“其他档案”等方法带过。这类以文书档案为模版界说通用型的类别中，著录字段多抽象而含糊，无法完整明晰的体现出音像档案特征，更无法完成中心档案馆对录音录像档案著录规则的特殊要求。因此在挑选档案管理软件的时候，有必要选用功能强大，能够自行界说档案类别以及报表的软件体系以及数据库。

　　为实在处理好管理软件的问题，威海市档案局经全面考察，终究选用了深圳市世纪科怡科技发展有限公司开发的世纪科怡档案管理体系最新版别——V3.2 SQLSERVER网络版。该版别软件管理对象可随意扩充，用户可任意添加各种类别的文件档案和信息，充分体现了体系的可扩展性和开放性。然后可根据具体状况，灵敏完成音像档案类别以及报表的开发和设定。

　　2、 著录项目的设定咱们在收拾试点单位音像档案时发现，音像档案的存储介质往往五花八门，不光有规格型号纷歧的各种录音录象带，还有各种VCD、DVD光盘以及录音笔等方法。因此在设定音像档案的著录项目时，有必要充分考虑各单位档案存储的实际状况，并结合中心档案馆录音录像档案著录单的规则，合理科学的加以考虑。

　　在实践中，咱们以世纪科怡档案管理体系中的实物档案为模版，定制出一个全新的声像信息类别，再以声像类别为模版，别离界说出录音档案与录像档案两项管理内容。除了全宗号、目录号、题名、分类号、日期、密级、补白档案管理有必要的著录项目外，咱们根据威海市立档单位的实际状况，定制出如下著录字段并对著录内容做了相应规则：

　　文件号：即根据音像档案的流水号编制原则，针对每一段记载编制的一致顺序号。

　　原盘号：保存音像档案的原始介质编号。该原始介质可能是各类磁带、光盘或其他介质。

　　原盘内序号：一段音像记载在原始介质内的顺序号。该序号有必要在档案收集阶段进行编制。

　　光盘号：原始介质内的记载经数字化处理之后，所刻录的光盘编号。若一段音像记载只以光盘方法保存，没有更原始的介质，则光盘号与原盘号相同。

　　光盘内顺序号：一段音像记载在光盘内的顺序号。该序号有必要在数字化加工阶段进行编制。

　　原盘类型：用于挂号保存记载的原始介质类型。

　　文件格局：音像记载在原始介质中所保存的格局。

　　收集人：用于挂号摄录者姓名信息。

　　除上述内容，录音档案别的界说了讲话者、讲话地址等著录字段，录像档案定别的义了首要人物、摄制地址、制式、色彩等著录字段，以保障音像档案著录信息的完整性与独特性。

　　3、 档号的编制为便于档案的保存和运用，每段音像档案有必要赋予固定的唯一的档号，在档案组卷之前，应当对档号进行明晰科学的界说。档号作为每件档案的唯一标识，既具有不行重复性，又要充分体现出音像档案的分类特征。为满足上述要求，咱们定制出两套编制计划：

　　计划一：以“全宗号-年度-分类号-原盘号-原盘内顺序号”的格局界说。该计划充分考虑档案在原始介质中的方位，明晰直观，适宜于那些数字化加工之前，对原始介质保存完善，编目明晰的立档单位。

　　计划二：以“全宗号-年度-分类号-文件号”的格局界说。该计划强调数字化过程中流水号(文件号)的编制，方法直观简单，对音像档案的后期收拾提出更高的要求。

　　4、分类计划考虑现在市级机关音像档案数量较少、为节省录音(像)带，不同内容的会议记载混合保存等实际状况，咱们决定在声像档案类目下，添加录音、录像两个类型。假如将来有必要，还可在这两个类目下继续以问题或组织来划分。

　　二、 视(音)频收集修改1、 硬件设备磁带类载体有模仿信息和数字信息之分，模仿类磁带大致分为复合式(VHS)、S一VHS、BetacamSP等。数字类磁带分为：MiniDV、Digitals、DvcPRo、DvcAM等。不管哪种载体，要将其中的录像内容数字化，都需求用到相应的信号输出设备、视(音)频收集卡以及装备较高的电脑设备(包括功能较好的显卡与大容量硬盘空间)。不同规格型号的磁带，选用不同信号输出设备。

　　2、 视频格局当时用于电脑播映的常见的视频格局首要有AVI、MOV、MPG、VOB，RM，ASF，WMV等格局。AVI格局是微软公司拟定的视频文件规范，后缀名为。AVI，该视频格局具有可修改性强质量上乘的特点，但文件尺度偏大，占用的空间资源太多。MOV文件格局是苹果电脑上运用的视频格局，跟着技术的进步，现在PC机上也能运用MOV格局视频。MPG文件是一种紧缩格局，现在运用较多格局为MEPG一l和MEPG一2，也就是咱们一般所说的VCD和DVD格局。RM，ASF，WMV等则是流媒体文件格局，网络上运用广泛。

　　归纳考虑各种格局的视频作用，紧缩比率以及播映软件，咱们发现MEPG一2格局能在保证最佳视频质量的前提下，完成高效紧缩，并且便于存储修改播映并刻录成为视频光盘，所以这种格局是当时技术条件下，录像档案寄存格局的最佳挑选。根据相同的原因和考量，咱们挑选MP3作为录音档案的存储格局。

　　3、 处理规范针对当时立挡单位音像档案介质寄存混乱、认识含糊等问题，咱们在进行音像档案数字化加工的一起，拟定了如下办法，作为音像档案收拾以及数字化加工的指导方针：

　　1) 数字化加工之前，对一切原盘按年度一致编号存储，编制会议(或活动)记载题名与盘内顺序号。

　　2) 从录像(音)内收集数据时，细心切割不同的会议(或活动)记载，每段记载保存为一个MPG文件，禁止将不同的会议(或活动)记载保存到同一个文件中。

　　3) 在第二步作业做好之前，禁止将记载简单刻录成VCD光盘后从磁带中抹掉。关于现已刻录成VCD的录像档案，有必要采用专门的软件将不同的会议(或活动)记载重新切割保存。

　　4) 一切录像档案数字化后有必要保存为MPG格局，一切的录音档案有必要保存为MP3格局，现已保存为其他格局的，采用专用软件进行格局转化。

　　5) 上述作业完成后，经过在世纪科怡档案管理体系中定制的音像档案管理模块，将修改好的录像(音)文件挂接到相应的目录下。