首先是基于我(主要是基于发布单位)。但是，如果本单位发布的文件(红头文件)需要归档，其他单位(包括上级).对于同级和下级机关的文件，需要管理的文件(文件)必须归档，重要文件应归档，阅读类文件不能归档。

  文件以“件”对单位进行清理归档。一般每份文件一份，

  文件原件和稿件为一件(如法律法规等重要文件必须保存之前的批改稿件，其原件和之前的稿件包括稿件)。

  原件和仿制件是一件(关于制成数据).不利于档案保存的文件(如热敏纸传真件).铅笔书写的重要文件)，以及应用中损坏的文件，应复制并归档。复印件包括复印机制造的复印件和手工抄写的复印件。这些仿制件应该和原件一起使用)。

  转发文件和转发文件是一个(转发文件和转发文件是一个文件的不同部分，前者往往包括遵守意见和履行要求，后者是详细内容，很难切割文件的效率，所以也应该是一个)。

  文本和附件是一个(附件是指附属于文本后的其他文件和资料，作为文本的补充澄清或参考资料，例如附带的图表.会计数字、正文批准或发布的法律文件等。一般来说，正文和附件是一个，如果附件数量多或者太厚，不容易装订，也可以是一个)。

  报告、名册、图册等。一本书(本书)是一本(报告、名册、图册等)。一般每本书(本书)的内容都比较完整，具有独立的检索价值。因此，一本书(本书)应根据其原有的装订方法作为一本书)。

  来文和复文各有一个(这是一个比较特殊的规则。“来文与复文”它是对联系密切的交游性质的文件资料的概括性表达，也包括“去文与复文”从文种上看，包括请示和批复、陈述和指示、函和复信、告诉和陈述等。

  每个请示和批复都是一个。

  各有一个陈述和指示。

  文件管理单(文件一般在运行过程中附有文件管理单或起草单，并发送文件头纸，部分还附有领导指示的签署批准文件等。这些表格实际上记录了文件的组成和管理过程，这些表格是文件不能切割的重要组成部分，应该与文件一起使用)。

  “为一件”指在实体上装订在一起，编目时也只表现为一个条目。

  文件归档的清理工作，必须遵循文件构成规则，坚持文件之间的有机联系。放置方法强调根据原因放置。

  归档文件根据不同年度、不同安排(问题)、不同保管期限等组成的客观规则进行相对集合，维护不同文件之间的有机联系。放置文件时，强调“事由准则”把由同一事件组成的文件放在一起，使文件之间的有机联系得以充分表达。

  装订前，将所有文件清理干净，按照上述清理标准，将归属于一件的材料放在一起，便于装订，避免返工。

  归档文件数据修整后，需要重新装订符合档案维护要求的装订数据，固定文件页面，避免丢失文件页面，便于归档后保存和使用。

  装订前，应拆除对文件保存有影响的原始订书钉、回形针等金属物品(原文件已使用不锈钢钉的原始装订)。

  应将“件”内页按照一定的方法对齐，方便以后阅读和使用。一般来说，如果选择左上角装订，应该对齐左上角;如果选择左边装订，应该对齐左下角。(主张管理文件类选择左边装订，污染源品种选择左上角装订。一般一件装订两个不锈钢订书钉比较合适)

  有必要对它们进行排序。顺序如下:原件在前面，定稿在后面;文本在前面，附件在后面;原件在前面，仿制件在后面;转发文本在前面，转发文本在后面;文本在前面，文本在后面。中文在前面，少数民族文本在后面。不同文字的文本没有特殊规则，中文在前面，外文在后面。如果有文件管理单，一般会放在后面;但是如果贴的牢固，可以放在前面，这样可以作为首页加盖归档章，然后更好的维护原貌。

  装订以“件”对于单位进行，对装订材料做一致规定，一般选用不锈钢订书钉装订，如果文件太厚，则提倡选用三孔一线。

  装订要求：装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方法应该能够更好地维护文件的原始外观。