高校档案工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。以信息技术为载体的档案工作带来了中国的政治.许多方面的巨大变化，如经济和社会文化，也带来了知识经济.许多概念创新，如信息社会。在这种氛围下，高校档案业务的地位和作用越来越突出，档案工作的范围越来越广，档案工作越来越数字化.档案法制建设.档案管理在职业道德和质量方面存在许多新问题，档案管理存在许多新问题.档案的使用、档案管理体系和工作模式正在经历重大变化，这对档案的数字化建设提出了巨大的挑战，要求我们统筹兼顾，共享资源，开发利用更先进的技术。

  1 档案数字化的内涵

  档案数字化是指使用计算机技术.扫描技术.OCR技术.数字摄影(录影).录像)技术.数据库技术.多媒体技术.存储技术等高科技技术将各种载体的档案资源转化为数字档案信息。它以数字形式存储.网络形式相互关联，利用计算机系统进行管理，形成有序的档案信息数据库，提供信息利用.资源共享是档案信息化建设的重要组成部分。

  2 高校档案数字化的基本特征

  传输和使用网络。利用数字技术，通过校园网与互联网连接，实现高校档案信息传输和利用的网络化，扩大服务范围和服务时限，克服传统档案传输速度缓慢.周转时间较长。

  非人工识别信息，数字文件由计算机系统快速准确地分类和阅读，依靠数字系统的科学管理。

  信息与载体的分离，信息的可变性和信息存储的高密度。

  智能档案管理。高校档案馆采用一系列数字智能技术，使档案管理设备或系统能够部分替代人工劳动，降低档案工作的劳动强度，有效提高工作效率，改变传统档案全部依靠劳动的状况。

  个性化特征。随着现代信息技术的应用，高校档案管理可以根据自身工作的性质进行管理.在任务和其他情况下，建立一个具有自身特点的个性化网站。通过校园网络，用户可以自由选择浏览和查询高校档案信息，实现服务和宣传的双重效果。它避免了传统文件信息的全面传输，减少了大量的工作量，从而提供了更好的服务。

  3 高校档案数字化建设中存在的问题

  3.1 数字化管理跟不上，辅助管理滞后

  大多数现有的高校档案信息管理模式都是基于传统的手工管理模式。传统的管理模式以档案信息载体为核心，工作是纸张.塑料和其他载体材料，而不是文件信息，计算机只在人工实体文件中发挥辅助作用。其结果是，它不仅没有取代人工管理工作，而且大大提高了管理成本。

  3.2 缺乏统一的网络协调机构

  由于各高校的行政主管部门不同，高校的管理制度和运行机制也存在着普遍的差异。分散领导的管理制度实际上促进了高校档案的分割.自成系统.各自为政.自我发展.自给自足。尽管许多高校档案馆已经意识到资源共享的重要性.这是必要的，但仍然缺乏博物馆间合作的具体行动。目前，我国还没有统一的组织协调机构对档案馆的网络建设和资源共享进行科学规划。大多数档案馆仍然采用封闭式的博物馆运营方式。无论是购买软件和硬件，还是改进数据库，都造成了巨大的人力物力浪费，这种低级重复直接影响到中国档案馆的标准化.自动化和网络化的建设过程。

  3.3 低数字标准

  由于我国档案开发过程中的各种因素，高校档案的自动化建设是一个独立的政策.在自我完善的发展道路上，各档案馆根据自身的经济实力和技术条件选择硬件设备。数字管理系统多种多样，管理水平参差不齐。然而，数字市场上许多新开发的档案系统应用软件基本上没有参考国际标准，软件功能单一，导致数据不完整。因此，大多数档案馆没有主题标签，共享能力差，无法满足高校数字化管理的快速需求。到目前为止，国家还没有发布统一的发展计划和标准，每个档案馆的管理和发展都有很大的差异。

  3.4 数据库建设滞后

  大多数现有的数据库都是为了自己使用而建立的。数据库规模小.标准低.单一类型，其中许多属于低水平的重复建设，商业服务水平较差。数据库的自用使得大部分资源闲置，严重影响了数据库的利用率。目前，高校档案馆建设的数据库大多项目数据库，缺乏全文数据库和多媒体数据库，不能满足用户的个人需求。虽然许多大学档案馆都有自己的网站，但他们只能访问其主页，而且根本没有实质性的共享资源。

  3.5 资金后续率不足

  档案数字化的实现需要大量的资金。在提前建设后，高校对档案的投资较少，档案数字化建设的资金非常有限，设备、软件和硬件的购买也很紧张。设备的及时更新是无法实现的，更不用说建立一个高起点的档案数字模式了。资金仍然是高校档案数字化发展的大障碍。

  4 思考高校档案数字化建设

  在数字时代的背景下，高校档案部门面临着未有的挑战。档案部门不能选择退缩。他们必须有勇气迎接挑战，以满足档案数字化管理的迫切需要，探索档案数字化建设的可持续发展道路，实现历史与未来的无缝对接。具体来说，我们可以从以下四个方面入手：

  4.1 注重发展，逐步实施高校档案部门的数字化建设

  主要是对收集的档案进行数字化处理，并以数字记录、扫描等形式将各种物理载体形式的档案信息以数字记录的形式存储在光盘、磁盘、便携式磁盘等各种存储器中，从而完成现有高校档案收集的档案信息向数字化的转换。一步一步，突出重点，将更高价值的档案数字化，然后考虑学校特色档案、高利用率档案等，进行科学的数字化处理。

  4.2 积极提供和利用，充分发挥档案的价值

  只有通过共享和使用，档案才能充分反映其价值，做好档案的使用是档案的宣传。高校档案部门应主动访问和调查，了解用户需求，宣传和介绍档案，改变过去等待上门的低效服务，主动解决用户使用中存在的疑问，预测未来开发利用的趋势，逐步撰写档案使用工作的新篇章。此外，还应定期发布数字文件目录。由于档案存储在学校档案中，大多数学校员工和学生对档案的内容不太了解，档案人员应通过各种方式定期发布新的数字档案目录，大限度地提高档案的使用价值，使学校师生了解档案内容：

  一是举办专题档案展。围绕高校教学、科研工作，举办各种形式的档案展览，开展爱国主义、爱校主义教育。

  第二种方法是编辑和出版档案相册。围绕学校的目的和中心工作，编辑档案相册，以必要的文本和图片描述，全面介绍学校的发展过程和成就，使师生能够通过档案受到影响和鼓励，激发爱国主义和学校的情感。

  4.3 加强档案人员培训和队伍建设，培养复合型人才

  加强档案数字业务划分，人才的专业质量要求是具有更全面的知识结构和敏锐的信息意识，良好的信息道德，较强的信息能力，以满足数字档案建设和正常运行的需要。

  4.4 原始档案数据库

  通过扫描或数字输入，将学校收集的珍贵党政档案、音像档案、实物档案、人事档案等类别的原件存储在计算机中，编制标题、责任人、关键词等索引，建立相应的索引数据库，实现档案原貌管理。

  总之，高校档案数字化建设是一个不断探索、不断进步、不断发展的过程。只有遵循合理的原则，设定科学的目标，采取正确的方法，才能逐步做好数字档案工作，充分发挥学校教学、科研和管理服务的作用。