档案信息化建设是今后一个时期所有档案馆(室)的重要任务，档案信息化的前提是档案数字化。由于档案数字化处理过程复杂，存储的档案数量大，许多档案馆(室)人员有限，仅靠内力很难在规定时间内完成数字化工作。因此，每个人都希望通过外包处理来解决这个问题。

重庆档案数字化外包是指档案部门根据自身工作需要支付一定报酬，将档案数字化任务委托给外包公司，由外包公司组织人员进行基于流程的档案数字化转换的处理方式。档案部门直接享受数字结果，如数据扫描、处理、存储和连接。

档案数字化提上日程后，进行数字化外包处理的公司应运而生。由于缺乏市场准入机制的约束，任何科技服务公司都可以轻而易举地介入这一领域。其负面影响是，档案数字化外包公司质量参差不齐，处理过程危险。据说在处理过程中，有些地方甚至发生了机密档案泄露的安全事件。为此，档案局和保密局联合发布了一份档案，要求对数字外包处理的管理和外包公司的资格要求进行标准化。

当然，档案数字化过程中也存在各种风险外包，如档案实体和信息安全风险，外包人员流动风险，外包质量合规风险。这些风险对档案安全和数字化质量构成威胁，需要通过加强档案数字化外包过程管理加以预防和控制。

公司引入档案数字化过程管理的关键环节外包:

实施档案数字化外包是一个科学的管理过程。为了加强档案数字化外包的过程管理，应做好档案管理和外包公司标准管理两个关键环节。

(一)加强档案管理。档案数字化外包的实施，必须树立全新的管理理念，有战略眼光，完善管理体系，完善评价和监督机制，有效构筑档案安全和外包质量防线。

一，系统防线——完善了规章制度，规范了工作规则。企业外包不仅是一种技术手段，也是一种管理手段和管理策略。档案数字化外包涉及人员、安全、财产和其他方面的工作。档案部门应建立和完善相应的制度，规范工作规则和操作程序，无规则制定，有规则完善，有差距有遗漏尽快补充，有调整尽快修订，过时尽快清理，同时加强监督检查，有效提高制度的执行力。

二，环境防线——始终控制着外包过程。充分考虑档案数字化场所的环境安全，建设标准、规范、安全的工作场所，配备良好、实用的档案安全监控设备，使档案在数字化的各个阶段始终处于安全、可控、有利的环境中，确保“一物不丢、一物不坏、一物不乱”。

三，——安全质量宣传教育的人员防线决不能松懈。要定期开展档案“安全一、质量一”的宣传教育，　　档案信息化建设是今后一个时期所有档案馆(室)的重要任务，档案信息化的前提是档案数字化。由于档案数字化处理过程复杂，存储的档案数量大，许多档案馆(室)人员有限，仅靠内力很难在规定时间内完成数字化工作。因此，每个人都希望通过外包处理来解决这个问题。

重庆档案数字化外包是指档案部门根据自身工作需要支付一定报酬，将档案数字化任务委托给外包公司，由外包公司组织人员进行基于流程的档案数字化转换的处理方式。档案部门直接享受数字结果，如数据扫描、处理、存储和连接。

档案数字化提上日程后，进行数字化外包处理的公司应运而生。由于缺乏市场准入机制的约束，任何科技服务公司都可以轻而易举地介入这一领域。其负面影响是，档案数字化外包公司质量参差不齐，处理过程危险。据说在处理过程中，有些地方甚至发生了机密档案泄露的安全事件。为此，档案局和保密局联合发布了一份档案，要求对数字外包处理的管理和外包公司的资格要求进行标准化。

当然，档案数字化过程中也存在各种风险外包，如档案实体和信息安全风险，外包人员流动风险，外包质量合规风险。这些风险对档案安全和数字化质量构成威胁，需要通过加强档案数字化外包过程管理加以预防和控制。

公司引入档案数字化过程管理的关键环节外包:

实施档案数字化外包是一个科学的管理过程。为了加强档案数字化外包的过程管理，应做好档案管理和外包公司标准管理两个关键环节。

(一)加强档案管理。档案数字化外包的实施，必须树立全新的管理理念，有战略眼光，完善管理体系，完善评价和监督机制，有效构筑档案安全和外包质量防线。

第一，系统防线--完善了规章制度，规范了工作规则。企业外包不仅是一种技术手段，也是一种管理手段和管理策略。档案数字化外包涉及人员、安全、财产和其他方面的工作。档案部门应建立和完善相应的制度，规范工作规则和操作程序，无规则制定，有规则完善，有差距有遗漏尽快补充，有调整尽快修订，过时尽快清理，同时加强监督检查，有效提高制度的执行力。

第二，环境防线--始终控制着外包过程。充分考虑档案数字化场所的环境安全，建设标准、规范、安全的工作场所，配备良好、实用的档案安全监控设备，使档案在数字化的各个阶段始终处于安全、可控、有利的环境中，确保“一物不丢、一物不坏、一物不乱”。

第三，--安全质量宣传教育的人员防线决不能松懈。要定期开展档案“安全第一、质量第一”的宣传教育，加强对档案人员有针对性的安全技能培训和演练，增强保护档案安全的意识和能力。对于数字业务外包出现的新情况、新问题，博物馆人员有责任及时报告、协调和处理。

第四，安全线--禁止外包机密档案，并加强自我检查。对于档案，数字化外包档案被严格筛选，机密档案被严格禁止外包。同时，档案馆应定期对外包档案内容、安全措施、管理方法等方面进行自查，并及时采取措施

(2)加强外包公司的规范化管理。所谓对外包公司业务行为的规范化管理，是指档案馆通过一系列措施和方法，促进外包公司人员在档案数字化过程中，以积极的态度支持和配合具体活动。一是加强对外包工作的控制和监督。在开展数字外包合作之前，公司的工作职责和任务应明确界定，并受合同和系统的约束。签订保密协议加强档案安全教育。

二是加强外包人员培训和业务指导。在档案数字化过程中，为外包人员提供早期培训和即时指导是非常必要的。由于历史变迁等原因，档案存在着档案编号复杂、卷内档案混杂等问题。因此，在档案数字化的过程中，卷内档案分类困难等具体问题随时都会发生，可能会出现一些不可预料的特殊情况。因此，档案专业人员应该在任何需要的时候给予病人指导和帮助。

三是加强与外包公司的沟通与合作。档案和外包公司在本合同中本质上是甲乙双方的关系。双方都是独立的实体，两者是合作伙伴关系而不是从属关系。档案人员与外包公司员工人格平等，不因职位或待遇问题而有高低之分。双方应学会相互尊重和支持，保持友好沟通，共同促进档案数字化和信息化的繁荣发展。

加强对档案人员有针对性的安全技能培训和演练，增强保护档案安全的意识和能力。对于数字业务外包出现的新情况、新问题，博物馆人员有责任及时报告、协调和处理。

第四，安全线——禁止外包机密档案，并加强自我检查。对于档案，数字化外包档案被严格筛选，机密档案被严格禁止外包。同时，档案馆应定期对外包档案内容、安全措施、管理方法等方面进行自查，并及时采取措施

(2)加强外包公司的规范化管理。所谓对外包公司业务行为的规范化管理，是指档案馆通过一系列措施和方法，促进外包公司人员在档案数字化过程中，以积极的态度支持和配合具体活动。一是加强对外包工作的控制和监督。在开展数字外包合作之前，公司的工作职责和任务应明确界定，并受合同和系统的约束。签订保密协议加强档案安全教育。

二是加强外包人员培训和业务指导。在档案数字化过程中，为外包人员提供早期培训和即时指导是非常必要的。由于历史变迁等原因，档案存在着档案编号复杂、卷内档案混杂等问题。因此，在档案数字化的过程中，卷内档案分类困难等具体问题随时都会发生，可能会出现一些不可预料的特殊情况。因此，档案专业人员应该在任何需要的时候给予病人指导和帮助。

三是加强与外包公司的沟通与合作。档案和外包公司在本合同中本质上是甲乙双方的关系。双方都是独立的实体，两者是合作伙伴关系而不是从属关系。档案人员与外包公司员工人格平等，不因职位或待遇问题而有高低之分。双方应学会相互尊重和支持，保持友好沟通，共同促进档案数字化和信息化的繁荣发展。