就其基本性质和主要作用而言，档案管理是一项管理工作、服务工作、政治工作。档案管理不生产物质财富，档案主要不由档案管理机构和档案工作人员生成和利用。它是一个负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以它是一项管理工作。但档案管理系统并非孤立的，而是各种社会管理系统中不可或缺的一部分。档案管理工作与其它工作不同，通过提供档案信息为社会实践服务。尽管档案部门也研究档案、编辑等活动，但其目的还是为了更好地满足社会的利用需要，仍然具有服务性。档案管理工作必须为社会历史的各个阶段提供一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也很难发展。在阶级社会中，档案管理体现了一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级提供经济、政治和文化服务。这种服务方向是档案管理政治的集中体现。由于档案的内容与国家的政治利益和经济利益有关，中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，有些档案不对外开放，而大多数档案在规定期限届满后才开放。这一功能也是档案管理工作的一种性质。

  在档案管理中，要遵循集中统一管理国家档案的原则，维护档案的完整性和安全性，便于使用。集中统一是指国家设立的各级档案保管机构应分别保存所有国家档案，并制定统一的法律法规进行管理。保持完整性有两层含义:一是保证档案数量齐全，不缺;一是要保持档案在质量上的有机联系，不能人为分散或随意堆砌。维护安全也有两层含义:一是努力保护档案本身免受损坏，尽可能延长档案的使用寿命;一，保护档案免受损害。

  档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中发挥着重要作用，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对当地单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前和现实的意义，而且具有长远和历史的意义。