电子文件管理应用技术的痛点

  目前，我国对电子文件的真实性管理没有统一的标准和做法，各单位主要采用电子签名和真实性检测技术来实现。然而，电子签名技术的应用仍然存在以下问题。

  1.存在服务周期有限的问题

  电子档案的长期维护一直是档案界关注的焦点之一。如果采用电子签名的电子认证技术来保证电子文件的真实性，则要求电子认证技术具有与电子文件保存期限一致的使用期限。我国电子档案最长保存期限为永 久，这意味着保证电子档案真实性的电子认证服务周期也应是永 久的。但根据《电子政务电子认证服务业务规则规范》，电子认证服务的服务周期是在提供方和接收方签订的服务合同中规定的。如果双方合同终止，电子认证服务将终止。即使服务提供者同意在合同终止后继续提供服务，服务期限也为10年。根据《电子政务电子认证服务业务规则规范》第24条规定，“面向企业、事业单位、社会团体和社会公众的电子政务电子认证服务，信息保存期限为证书有效期满后五年;对于面向政府部门的电子政务电子认证服务，信息保留期为证书到期后十年。由于电子认证服务依赖于认证的相关信息，如果电子认证服务提供者在证书到期10天后不再保存相关认证信息，认证服务将相应终止。因此，采用电子签名并不能有效保证电子档案长期获得认证服务。

  电子签名技术需要专门的软硬件系统作为支撑。根据信息系统升级的规律，信息系统的专用性越强，其长期可用性越低。电子认证服务所依赖的公钥基础设施(PKI)由一套复杂的软硬件组成，具有更新速度快、通用性差、系统可替代性差等特点。因此，电子认证服务存在长期的可用性问题。然而，电子文件的真实性管理要求电子认证服务永 久可用。因此，电子认证服务不能满足电子文件真实性管理的时代需求。

  2.破坏电子档案的信息结构

  需要将签名信息添加到签名信息中，签名信息包括签名数据的哈希值、签名策略标识符和其他签名属性信息。如果电子签名应用于电子档案，签名信息也附加到电子档案中。这种信息附件实际上破坏了电子档案原有的信息结构，增加了电子档案长期可读性的难度。

  3.管理成本高

  电子签名是由第三方提供的许可服务。电子签名的应用不仅需要购买电子认证服务商的服务，还需要增加一套昂贵的基础设施并长期维持其运行。这对于一些中小机构来说是一笔不小的管理成本。

  4.电子档案跨机构协同管理存在困难

  根据我国档案管理体制等原因，电子档案往往存在不同机构间协同管理的需求。如档案室与档案室电子档案移交的合作，档案入馆后档案解密与公开审核的合作，产品设计单位与产品制造单位电子档案的交流与合作等。由于电子档案管理系统定位为单一的宗族或组织，不同的组织几乎不可能协同管理同一个电子档案。主要原因是不同机构之间没有可信的环境，一旦电子文件跨机构传输，必须进行身份验证

  在利用电子档案的过程中，档案保管员经常向用户提供电子档案副本，用户离线传送或携带纸质副本。然而，这种利用存在一些问题，如用户对电子档案副本或纸质副本的怀疑。因为，电子文件和纸质文件都是可以伪造的。在电子文件的利用中，仍然存在着档案保管人无法控制用户的利用过程的问题，比如使用了多少次或者是否超过了使用权。如果用户需要使用档案馆的电子档案，但第三方对档案馆出具的电子档案的原创性有疑问，往往会通过输出纸质文件或签字的方式进行背书，相当繁琐。在电子文件的使用中，电子文件有时需要跨国家或地区使用，这就给跨国家共享和使用电子文件带来了不便。国内外有两种不同的密码算法体系。使用国家秘密算法时，需要在系统中安装国家秘密算法。但目前国际上主流的操作系统和应用系统大多以国外产品为主，这些操作系统和应用系统中国家秘密算法的集成不多，使得电子档案的跨国共享和利用更加困难。

  区块链的特点

  1.数据可信度和验证的分散化

  区块链由一系列存储区块组成，每个区块通过哈希运算构造成链状结构，实现防篡改。区块链中的每个块头都包含前一个块数据的哈希值，这些哈希值被逐层嵌套，最后所有的块被串联起来形成一个区块链。这种链式存储结构使得篡改变得困难。

  由于区块链系统中的任何节点都包含完整的块验证逻辑，因此任何节点都不需要依赖其他节点来完成区块链的事务验证过程，即不需要额外信任其他节点，因此验证是分散的。

  2、过程可追溯

  在区块链中，发生的任何一次数据的处理和存储都是有完整的记录的，在链上发生的整个数据处理和交易过程被以类似“日志”的形式完整地记录下来，且这种“日志”是不可更改的。因此，区块链具有过程可追溯的特点。

  3、多机构协作机制

  区块链系统作为一个典型的去中心化系统，网络中的所有节点对数据的处理都是通过共识机制来实现的，共识算法保证了在所有节点间的一致性。这种共识机制的应用，方便多个机构间的协作。

  4、高可靠性

  在区块链中，每个节点对等地维护一个账本并参与整个系统的共识。也就是说，如果其中某一个节点出故障了，整个系统仍能够正常运转，这就是为什么我们可以自由加入或者退出比特币系统网络而整个系统依然工作正常的原因。

  区块链在电子档案管理中的应用

  1、解决电子档案真实性保障过程中的长期性问题

  区块链在防篡改方面是通过哈希构建区块链的链式存储结构实现的。在实际应用中，存储在区块链上的用于验证电子档案信息的可以是电子档案本身，也可以是电子档案的哈希值，这两种验证方法都不会在电子档案上附加任何信息，不改变电子档案的存储结构。因此，解决了电子档案真实性管理中需要在电子档案中附加信息，增加电子档案真实性管理难度的问题，有利于在对电子档案进行真实性管理的同时，对其进行长期管理。

  2、降低电子档案真实性管理成本

  根据现有的研究成果，采用区块链对电子档案的真实性进行管理，通过将电子档案的哈希值存储在区块链上的方式便可以实现，需要传输和存储的认证信息非常少，管理成本非常低。经过测算，通过区块链管理电子档案真实性需要的信息比电子签名管理电子档案真实性需要的信息大为减少。

  3、建立电子档案管理协作的可信环境和机制

  区块链是多种已有技术的集成创新，主要用于实现多方信任和高效协同。区块链透明可信的特点给电子档案管理协作提供了更大可能。应用区块链可建立一个参与电子档案多方协作管理的可信环境，建立多方协作的可信机制，有利于电子档案多方协同管理的实现。

  如在飞机制造中，涉及飞机制造电子档案的管理协作方、调用飞机制造档案用于监管的政府部门、设计飞机的设计方、制造飞机的制造方和购买飞机的购买方等，这几个方面都需要围绕着同一批电子档案进行协作。在传统协作方式下，经常出现设计方错误传输电子档案给制造方或制造方错误移交给购买方的情况，而政府部门也经常对设计、制造方提供的电子档案的真实性存在疑问。如果应用区块链技术，将飞机设计档案从设计方上传，到制造方、政府部门、购买方使用均在一个联盟区块链中完成，则各方都信任此批电子档案，协作会非常方便。

  根据2020年6月20日发布的新修订的《中华人民共和国档案法》第十五条规定，“经档案馆同意，提前将档案交档案馆保管的，在国家规定的移交期限届满前，该档案所涉及政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理”。根据此要求，如果归档单位将档案提前移交进馆，政府信息公开事项涉及的归档单位、档案馆、政府信息公开事项申请人之间就需对该档案开展协作。基于区块链搭建的可信平台，可使上述各方在同一平台实现协作。

  4、解决电子档案共享利用中问题

  通过区块链建立的可信协作环境，也解决了电子档案共享利用中遇到的问题。即通过建立由档案保管方、利用方、取证方等共同参与的基于区块链的电子档案利用协同平台，使各方通过该平台实现电子档案的提供、获取、取证等。依托这个平台，档案利用方不需要携带电子档案，而是由档案保管方将电子档案传至区块链系统，利用方只需将区块链上的档案标识提供给取证方，取证方再通过电子档案标识读取电子档案，获得电子档案证据，全过程即告完成，利用过程信息也保存在区块链中。