一、档案整理的基本概念

  案卷:几个相互关联的文件组合装订成案卷，是档案归档的基本单位。案卷包括封面、目录、文件内容和封底。

  文件：案卷中的每一份独立材料称为一份文件。

  (1)发布文件：行政机关和其他单位在行政活动或者公务活动中产生的文件，应当严格按照法定程序和规范格式制定。包括学校发布的文件和上级单位发布的文件，发布的文件与其文件编号一一对应，这是独一的。学校发布的文件包括文件正文、正文附件、发布文件和发布文件中相关附件的签名和报告。在备案年度内，应提交本单位的所有发布和重要签名。

  (2)收据:单位和部门收到上级机关出具的需要办理或普发的文件(即上级文件)。在上级文本中，指导文件是学校的主要归档对象。

  二、档案整理原则

  档案整理应保持文件之间的历史联系，充分利用原有的基础，便于档案的保管和利用。文件应在来源、时间、内容和形式等方面保持相关性。

  文件的来源是文件的形成单位，它反映了文件的重要性和部门的能活动，是文件之间的主要联系。

  文件是围绕特定问题生成的，文件形成者的特定活动构成文件的内容联系。将材料从同一问题开始，有利于保持文件内容的完整性，是文件之间密切的联系。

  时间是指文件的形成时间。文件按年度划分。同一年度的文件按顺序排列在一起，有助于系统地理解和掌握文件形成的历史阶段和背景。

  形式是指文件的文种和载体形式，在整理时要考虑文件的文种和载体。