当前位置: 首页»信息动态 »行业动态
金融档案的管理与利用是怎样的?
来源:www.cqnuoxin.cn 发布时间:2022年04月26日
  随着我国金融体制改革的深化和金融业务的快速发展,产生了大量内容丰富、载体多样的金融业务材料。如何建立和完善相应的金融档案体系,开发和有效利用这些丰富的业务信息指导金融工作,规避金融风险,已成为档案工作中亟待解决的重要课题。

  一、金融档案工作现状及问题。

  随着《档案法》和《档案法实施办法》的颁布,人们对档案工作的重视程度逐渐加强,各级金融机构在档案管理过程中也逐渐向档案的开发利用功能迈进,但档案真实价值的探索仍存在一定的问题,无法跟上金融业的发展,经济建设的参考功能无法体现。造成这种情况的原因有很多。以下是三个主要影响因素。

  1.档案管理人员专业素质不足。

  档案管理作为文档管理的一部分,需要大量的专业管理理念和管理技巧。从档案的建立到整理、汇编、升级、利用,都需要档案管理人员细致耐心的工作,才能充分发挥档案的真正价值。但遗憾的是,我国金融档案的建立目的不是为了以后的参考利用,而只是为了定期监督机构的检查。档案建立之初,缺乏系统规范的整理,使得后期的数据挖掘和经验积累变得像大海捞针。档案管理人员的专业素质与档案的质量和使用的难度密切相关。如果档案制作专业、细致、组织清晰,后期的开发利用极为方便。相反,档案的使用会像鸡肋一样无聊。目前,我国大部分档案管理人员都是临时代理或者兼职,金融档案管理只是填写表格,装袋封存。保密工作非常整洁。不幸的是,它们使用起来也很困惑。

  2.档案分级保管制度缺陷。

  金融档案分级保管制度历史悠久,各级金融机构都有自己的档案制作和保管部门。这一制度的建立为档案的保密工作提供了便利,因为一些档案的流失并没有显示出整体的金融计划。但是,这给后期的档案升级和汇编带来了极大的不便,因为各个金融部门的划分复杂,专业界限清晰,不同专业内容和密度的档案分别保存在不同的部门档案室,一个金融案例的数据分散保存,使得后期的研究需要重新整合分散的数据,这将耗费大量的人力物力,但效果非常普遍。因此,在很多情况下,金融机构更愿意参考国外的案例数据,而不是自己的档案系统,这是显而易见的。

  3.备案效率问题。

  我国档案管理效率较低,查阅数据难度较大。原因很大程度上是纸质数据与电子数据的备案脱节。由于对档案管理的投入不够重视,一般金融档案都是纸质数据档案,电子数据随着案例的结束而流失,给以后的档案整理和调用带来了极大的不便。随着档案数据的增加,工人检索的时间会越来越长,这也极大地影响了档案的利用效率。

  二是充分利用金融档案的对策。

  1.完善硬件基础设施建设。

  金融档案数据量大,纸质档案浪费资源,影响查阅效率。因此,增加档案管理的硬件投入是当前需要考虑的关键问题。配备电脑、扫描仪等电子设备,人工输入或扫描输入是提高档案利用的一步。

  2.提高专业人员素质。

  目前,金融档案内容越来越丰富,形式越来越多样化,档案管理越来越信息化,对档案管理人员专业素质的要求不断提高。因此,必须解放档案管理人员,建立专业的档案管理团队,系统培训,制定完善的管理规定,使档案管理系统、专业、标准化,传统兼职档案管理进入专业管理,使档案从建立开始,为未来使用奠定基础。

  3.加强档案深度加工。

  由于各部门档案分开保管,为了以后使用档案,除了档案的基本维护和生产外,还应进行档案深度整理处理,全面收集各项目档案,根据档案使用频率、功能大小、档案汇编,为以后的咨询奠定基础。

  4.增强档案管理意识,重视档案资源开发。

  档案信息的内容不应局限于档案的备案,而应具有更广泛的收集视角,利用各种形式广泛收集和分散在社会各阶层的信息,丰富收集和撰写文献,为未来的档案研究和利用提供更广阔的视野空间。这个过程消耗了大量的资源,短期内收效甚微,但基础数据的积累是经验积累和业务发展的基础。虽然短期内看不到其重要性,但从长远来看,档案数据的改进程度将决定金融业的进步速度。这就是为什么外国金融业的档案数据如此详细。虽然档案管理和利用是金融业信息资源管理的基本内容,但加强档案管理意识,充分理解档案管理和利用的重要性对金融业的发展也至关重要。因此,在管理团队建设过程中,要注重培养员工的档案关注水平,真正利用档案进行档案管理,而不仅仅是为了应对检查。

  金融业的发展是国民经济水平的重要体现。目前,我国金融档案管理水平有限,档案利用效率低。在许多情况下,我们需要利用国外的档案来处理国内的金融问题,这往往会导致各种问题。建立和完善我国自身的金融档案体系,护送我国金融业的发展,是现阶段金融档案管理从业人员的首要任务。

相关文章