档案管理系统，通过建立统一的标准来规范整个档案管理，包括各个业务系统的档案管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息处理，包括收集、移交接收、归档、保管管理、借阅利用、研究开发等。同时，逐步将业务管理模式转变为服务管理模式，以服务模型作为业务管理的基础，以业务流和数据流为基础的服务模型体系平台。

  档案管理领域曾出现过这样的情况：传统档案柜管理系统普遍存在系统档案编目过程繁琐低效、整理时间长、档案存放顺序易被打乱、档案查找耗时长、档案盘点操作不科学、无效档案管理滞后等问题。

  如何解决传统档案管理系统的缺陷?

  随着计算机网络技术和条形码技术的快速发展，将射频识别技术和数字档案建设与档案实体的科学管理相结合，实现科学、高效、高度现代化管理的档案建设新模式成为可能。RFID技术作为一种新型的身份识别、物料跟踪、生产自动化控制、仓库管理、铁路车辆和货运集装箱识别等。随着射频识别技术的日益成熟，将射频识别技术应用于档案管理是可行和有益的。

  基于射频识别技术的文件管理系统由中央数据库和终端管理器组成，终端管理器是系统的数据访问中心和信息输入输出终端。终端管理器包括RFID标签、门禁、手持终端、发卡机等具有集成RFID功能的设备，是中央数据库获取和输出信息的重要端口。RFID读写设备的功能是将数据库中的信息写入标签或将标签中的信息导入数据库。手持射频识别终端是管理员收集和交流现场信息的硬件。管理员将收集到的数据导入中央数据库，然后为使用文件管理信息系统的各种功能提供数据支持。发卡机构用于完成图书管理员权限卡的发放和设置功能。

  1)人事管理：向馆内工作人员和外来人员发放RFID门禁卡，作为进出档案的标识。RFID门禁卡是一种内置RFID标签的卡，可以读取RFID标签存储芯片中管理员和外人的基本信息，进行识别和权限操作等。

  2)物品管理：对于需要管理的物品：文件袋、文件箱、架子等。每个文件袋和文件箱上都贴有一个超高频射频识别标签，每个标签都是文件箱的标识。由于标签数量较多，可以使用相关的RFID标签打印机进行大规模重写，操作快捷，便于统一重写。仓库档案盘点时，库内工作人员使用相关的超高频RFID读写设备对仓库进行盘点。达到高速、高精度的效果。

  智能档案管理系统的应用价值

  依托RFID技术的智能档案管理系统，大大提高了馆藏档案管理的效率，不仅提高了排架的速度，而且提高了排架的准确性。通过馆藏盘点，不仅可以准确掌握馆藏档案的数量，还可以掌握档案的类别和实时位置信息，从而实现人工排架几乎不可能完成的任务。

  智能文件管理系统的应用是射频识别技术的综合应用。智能文件架的应用为文件管理人员提供了便利，也为提高文件管理效率、降低成本提供了更高效的途径。智能档案架的出现，充分发挥了RFID技术在档案中的应用价值，实现了真正意义上的“数字档案”。