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怎样利用空间实现档案管理的降本增效
来源:www.cqnuoxin.cn 发布时间:2021年08月26日
  档案管理是一个特殊的、高度专业化的行业。投资其他行业往往可以解决大部分问题,但档案管理协调员经常会遇到这样的问题:花钱买设备,空间利用率仍然很低,无法满足企业快速发展的需求。

  01

  为什么会造成这种形式

  地价高,一般企事业单位自有建筑资源有限,老旧仓库达不到目前的仓储能力,仓储要求不达标;人工成本高,面对庞大的文件和海量的人工需求,增加了成本。没有创新意识,造成根深蒂固的麻袋式、密集柜式收纳模式;技术手段跟不上,空间利用率无法大化。

  传统的“袋装”存储模式

  1.0归档存储模式

  这种存储模式一般存在于没有档案价值意识的档案所有者自我管理模式中,在库存,使用自己的仓库或租赁仓库存储,在库存有的使用地下汽车存储单纯使用人工操作,一旦帖子流转,档案目录丢失,档案管理陷入僵局;存储方式导致存储的文件沉入大海,无法访问和利用;由于没有盘点操作,过期和可销毁的文件仍然占用空间资源;这种模式造成管理混乱,导致投入大量空间和人力成本,却达不到档案保管的意义。

  紧凑型橱柜储物

  2.0归档存储模式

  目前,高价紧凑型机柜是文件管理人员的主流选择模式,似乎增加了存储容量,随之而来的问题是对存储地板有一定的承重需求。档案库房地面均匀分布的活荷载应为5KN/m2,使用密集架时不应小于12KN/m2。承重不合格的档案库房,不宜安装密集的货架。这对于一些老企业自己的房子来说是一个挑战。即使在这样的条件下,巨大的存储量也会带来占用企业资源的问题。比如三甲,某省属医院,住院楼整层用来存放病历,严重浪费医疗资源。

  随着档案数量的增加,有必要扩建或新建档案室或档案库房。原来的紧凑型橱柜呢?扔掉很可惜,拆装也不方便。而且紧凑型橱柜的拆装需要一定的技术要求,价格昂贵。拆卸后,重新安装到搬运,的新仓库是一笔费用,重新组装的紧凑机柜的质量无法保证。

  如遇突发事件,为确保档案安全,必须分秒必争,紧急处理。由于密集柜移动性差,在运输途中临时打包需要时间,不利于文件的快速安全传输。某企业档案室大楼搬迁时,档案人员绞尽脑汁想出一个办法,用吊车把所有的柜子搬走,令人震惊。

  当企业规模过大时,比如国有金融机构,其庞大的组织架构分布在总行之下,各部门、支行的档案管理各行其是,容易形成“信息孤岛”和“数据烟囱”。归根结底,无论哪种仓储模式带来成本的增加,自有仓库或租赁的投资都是巨大的。

  02

  档案管理创新探索

  李明华指出,“十四五”规划是中国特色社会主义进入新时代、开启全面建设社会主义现代化国家新征程的一个五年规划。这将符合党中央和国务院《关于统一规划体系更好发挥国家发展战略向导作用的意见》的要求。在总结评估档案事业发展“十三五”实时情况的基础上,做好顶层设计,科学谋划“十四五”期间档案事业发展[来源:中国网“十四五”规划文件]。

  随着电子商务行业的兴起,我国快递行业蓬勃发展,快递行业使用的便携式立体货架存储给新时代的档案管理带来了很大的启发。自动化仓库是现代物流系统快速发展的重要组成部分。它具有节约土地、降低劳动强度、消除误差、提高仓库自动化和管理水平、提高管理人员和操作人员素质、减少储运损耗、有效减少流动资金积压、提高物流效率等诸多优点。然而,目前的立体仓库大多采用巷道式货架,一般有多条巷道,每条巷道有一台起重机,两侧有一排货架。但这种操作方式严重浪费了立体图书馆中宝贵的空间,这与人工查阅是分不开的,成本巨大的问题也没有完全解决。

  03

  应用全自动三维手段

  实现成本降低和效率管理

  随着生产技术的提升和生产规模的扩大,企业对库存,密仓的存储能力有了更大的需求,高自动化程度、高存储密度的密仓系统的研究也受到了窍楚的重视,与密集柜、半自动立体货架相比,在存储、检索、安全等方面具有更多差异化优势。

  专业档案管理企业

  释放你自己的空间资源

  在国外,档案工作统称为档案管理工作,侧重于档案管理的合规性,这是国内档案之外的。要赋予档案新的内涵,以档案管控功能代替管理功能,以半流动期管理为重点,统筹管理,对生成的档案进行归档前优化管理,建立关联关系。将档案委托给专业档案管理企业,逐渐引起企事业单位的重视。在这种模式下,文件所有者只需要提供文件管理需求,既可以节省空间和人员成本,又可以释放自己的资源。

  积极响应国家提高自有空间资源土地利用率的号召,符合土地集约利用水平区域排名指标和土地集约利用水平年度变化指标中单位固定资产投资新增建设用地消耗下降的标准。【参考:发布于《单位GDP和固定资产投资规模增长的新增建设用地消耗考核办法》。国土资源局[参考日期:2012年12月13日]]

  全自动存储模式

  降低成本和提高效率的技术

  自动化立体仓储模式是窍楚在档案仓储管理方面的积极探索在窍楚,具有自主知识产权的HS4自动装卸设备和HS4-A自动导引车取代了传统垂直仓储的吊车,缩短了巷道间距,扩大了仓储空间。根据计算,与库存,传统的垂直存储相比,每平方米多了60个文件存储空间。配合货架系统和仓库控制系统,完全实现自动化运输中的人档分离。在不牺牲效率的前提下,可以实现高密度存储,扩大存储容量。窍楚自动立体货架的储物能力是立体货架的1.5倍,是传统紧凑型橱柜的4.5倍,颠覆了传统意义,提高了空间利用率。

  此外,在intelligen的设计中还强调了紧凑型机柜的防火防潮功能

  通过物联网家庭成员在档案库房的应用,依托先进的管理系统和自动化控制,窍楚实现了档案箱定位、自动上架、无人自动保管、准确清点、快速存取等功能,提供了运营,用科技手段约束档案库房管理工作者道德的整体效率,避免了操作过程中不必要的人员接触,降低了人力成本投入。数据显示,自动化仓库建立和系统运行文件管理模式的投入成本仅为传统立体货架的50%,密集柜的25%,大大降低了人工操作的比例。较少的人工接触意味着档案管理的安全风险更高。

  窍楚成熟的全自动管理模式可以复制。在自有仓库中,窍楚在档案管理方面的创新不仅限于自动上架,如档案管理平台、云注册、云监控、自动盘点、互联网RFID、AI智能安全等技术。直接深入解决了档案管理中存在的保库不达标、查找难、盘点难、移交难等问题。窍楚为不同用户提供智能化、数字化、数字化的仓库管理,满足个人需求,是一个智能化的档案综合解决方案。

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