今天我们就来谈谈归档过程中的整理技巧，希望对你有所帮助!

(a)区分和整理归档文件的“碎片”

首先是基于我(主要是出版单位)。本单位生成的所有文件(红头文)必须归档，其他单位(包括上级、同级、下级机关)需要在来文办理的文件(办公件)必须归档，重要文件资料要归档，阅读知识的文件不能归档。

文件以“碎片”为单位进行分类和归档。通常，每个文档都是一个整体，

1.原始文件和终文件是一体的(如果重要文件(如法规法律部)必须保留所有先前的修订草案，则原始文件和先前的草案(包括终草案)各为一体)。

2.正文和附件是一个整体(附件是指附在正文后的其他文件，作为正文的补充说明或参考材料，如附图和统计数字、法规文件批准或由正文发布等。一般来说，正文和附件是一个整体。如果附件太大或太厚，无法装订，也可以一件一件。

3.正本和副本为一件(对于不利于存档的文件，如热敏纸传真件和用铅笔书写的重要文件)，以及在使用过程中损坏的文件，应复印存档。复印件包括复印机复印的复印件和手工复印的复印件等。这些副本应与原件合二为一)。

4.转发文件和被转发文件是一个整体(转发文件和被转发文件是一个文件的不同部分，前者往往包括实施意见和实施要求，后者是具体内容，在发挥文件的有效性时很难分开，所以也应作为一个整体)。

5.报告、名册、图集一卷(原件)为一卷(一般每卷(原件)报告、名册、图集相对完整，具有独立的检索价值，因此一卷(原件)按其原装订方式应视为一卷)。

6.来文和文赋各一个(这是一个特殊的规定。“来文and文赋”是密切相关的文件和资料的统称，其中还包括“文曲和文赋”，包括指示和答复、报告和指示、信函和答复、通知和报告等。).

7.一个请求一个回复。

8.每人一份报告和一份说明。

正文和公文处理单(公文通常附有公文处理单或拟制公文、文稿的一篇，有的还附有领导批示的签批条等。这些表格真实地记录了文件的形成和处理过程，是归档文件中不可分割的重要组成部分，应该与文件放在一起。

“为一件”是指物理上捆绑在一起，编目时只体现为一件。

归档工作必须遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。排列方式强调按原因排列。

归档的文件按照不同年份、不同机构(问题)、不同保管期等形成的客观规律相对集中。从而保持不同文档之间的有机联系。整理文档时，强调“因”的原则，将同一因形成的文档排列在一起，可以充分体现文档之间的有机联系。

装订前，将所有文件整理好，属于一件的材料按照上述整理原则放在一起，便于装订，防止返工。

(2)文档绑定序列

归档材料整理完毕后，需用符合档案保护要求的装订材料重新装订，以固定文件页码，防止张页丢失，便于归档后的保存和利用。

装订前，应清除原订书钉、回形针等影响文件保存的金属物品(原文件已用不锈钢钉装订)。

其次，一定要整理。顺序如下：先有原作，后有终稿;正文在前，附录在后。原件在前，复印件在后;转发文本在前，转发文本在后;回答一，来文后。中文文本一，小众文本后。对于不同语言的文本，如果没有特别规定，中文文本应排在一位，外国文本应排在第二位。如果有文档处理列表，一般放在后;但如果已经粘贴牢固，可以放在前面，这样就可以作为贴有归档章的一页，这样更好的保护了原作的原貌。

还是那句话，“块”里的页面要有一定的对齐方式，方便以后阅读和利用。一般来说，如果用左上角装订，左右上边要对齐;如果使用左侧装订，左侧和下侧应对齐。(建议左侧装订管理文件，左上角装订污染源。一般来说，建议将两个不锈钢订书钉装订成一个整体)

装订以“件”为单位进行，装订材料统一规定。一般用不锈钢订书钉装订。如果文件太厚，建议用三孔一线。

装订要求：装订用品必须对归档文件无害，不会影响档案的保存寿命。绑定方法应该能够更好地维护文档的原始外观。