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档案数字化是档案事业发展的必经之路
来源:www.cqnuoxin.cn 发布时间:2020年09月09日

档案数字化建设是档案信息化建设的重要内容,档案信息化建设的核心是资源建设:

首先,档案数字化可以有效地保护原始档案,使这些档案在发生天灾人祸时不会遭到破坏。

其次,档案数字化可以提高档案的利用率,可以同时向所有需要的人提供一份档案,使人们可以在不同的地方查阅和利用,用户也可以随时查阅他们需要的档案。

第三,档案数字化可以丰富档案网站的内容,是传统档案馆走向数字档案馆的必由之路。我国大多数已建立档案信息网站的档案部门普遍存在网上信息资源贫乏、网络建设差、信息处理深度不够、指导性信息多、实质性信息少等问题。要改变这种尴尬局面,只有尽快将丰富的馆藏资源数字化,加强网络建设,才能逐步摆脱发展困境。

如何实现档案数字化是档案工作者面临的一个重要课题:

首先,档案馆应建立基于馆藏资源的档案数据库。输入文件级目录,使用扫描仪、数码相机等设备实现原始文件信息的数字化。只有将一些利用率高的旧档案数字化,原始档案才能得到安全保存和充分利用。从实践来看,档案数据库的建立大大提高了工作效率。

其次,要建立档案网站,将纸质档案资源转化作为数字档案信息,以数字形式存储,并以网络形式相互连接,利用计算机系统进行数字管理,形成有序的档案信息库,及时利用档案信息,实现资源共享。

第三,要加强电子文件的收集和积累。电子文件是未来馆藏数字档案的主要来源。过去,在文件收集过程中,移交单位只移交纸质文件和纸质文件目录。现在要逐步实行图书馆录入单位电子文件和纸质文件双轨归档制度,保证电子文件异地存放,既促进了文件电子化进程,又提高了档案建立数据库的工作效率。

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