档案的数字化对优良的档案管理方法，应用和分发具有关键作用。

　　(1)档案数字化，以保持档案的原始外观。

　　1.数字解决方案。从人类历史和文明行为的角度来看，档案材料是具有实用价值的历史文献，传统的档案数据存储方法主要存储在纸张，缩微胶卷，照片和音频等中，这是因为质粒载体本身具有很强的特征。容易造成原始文件数据被破坏甚至丢失，并且存储安全性能不高。但是，在将其数字化并通过计算机网络进行存储之后，它不仅可以代替原始档案的应用，而且可以将其存储时间大幅提高。

　　2.智能备份文件存储。对于这些须长期保存或保留的关键归档，您可以选择当今极为流行的数据备份方式，开发云存储或存储两个副本以备份文件存储。

　　3.图像处理技术。在正常的存档材料的原始材料中恢复很容易模糊的部分文本，并修复损坏的和不完整的照片档案。通过计算机扫描仪后，档案可以生成数字图像，然后使用智能图像处理技术修复一些模糊和褪色的笔迹。

　　(2)档案的数字化可以使原始档案数据得到更大的使用，甚至改变其使用方法。

　　1.摆脱“单独”的限制。它不限于传统纸质档案的“所在地”，而且还免除了复制和转移档案的复杂程序。该档案可以提供给相关的和社交的几个必要的人进行应用。横向扩展，合理维护共享资源。

　　2.在不同地区，不同空间和时间的电话传送将变成。不同类型的档案可以利用Internet技术的优势在不同区域之间进行传输。为此，扩大了档案的室内空间，减少了档案的传输时间，节省了传输成本。

　　3.提高文件查询和搜索的速度。利用软件的快速搜索功能和新技术解决工作的能力，它可以在短时间内从大量统计数据中快速准确地找到统计数据。